EHF-faktura for kurs og arrangementer
EHF leverer fakturaen som strukturerte data. Riktig mottaker og referanse er fortsatt arrangørens ansvar.
Kildekontroll: PAGU-redaksjonen · Sist kontrollert 25. oktober 2026 · Slik arbeider vi med kilder og kvalitet
Finn svaret du trenger
EHF-faktura er en strukturert elektronisk faktura som mottakerens økonomisystem kan behandle. En PDF på e-post er ikke det samme. For kursarrangører er hovedoppgaven å knytte firmakjøpet til riktig organisasjon og kjøperens bestillingsreferanse.
Et valg merket «send EHF» løser ikke en feil i påmeldingen. Hvis deltakerens private navn blir kjøper, eller referansen havner bare i et vedlegg, kan fakturaen bli vanskelig å godkjenne selv om overføringen fungerer.
Avklar dette med bestilleren
| Opplysning | Spør konkret |
|---|---|
| Juridisk kjøper | Hvilken virksomhet bestiller plassene? |
| Organisasjonsnummer | Er dette kjøperen eller en annen enhet i konsernet? |
| Fakturakanal | Kan og ønsker denne mottakeren EHF? |
| Kjøperreferanse | Hvilken referanse skal identifisere bestilleren? |
| Ordrenummer | Har kjøperen opprettet en innkjøpsordre? |
| Kurs og antall | Hvilke kursdatoer og plasser skal fakturaen dekke? |
Spør hva referansen heter i kjøperens rutine, og avklar hvilket felt den skal ligge i hos leverandøren. «Deres referanse» og et innkjøpsordrenummer kan ha ulike funksjoner. Ikke finn på en kode når feltet er obligatorisk.
Eksempel: en kommune kjøper to kursplasser
En avdelingsleder bestiller to plasser til samme kurs. Deltakerne skal få oppmøteinformasjon hver for seg. Kommunen er kjøper og oppgir organisasjonsnummer, fakturakanal og en konkret bestillerreferanse.
Arrangøren kobler de to plassene til én ordre og kontrollerer referansen før faktura sendes. Hvis lederen senere erstatter én deltaker, oppdateres listen uten at det automatisk opprettes et nytt krav. Hvis prisen endres, må den økonomiske endringen håndteres med spor til originalen.
Sendt, mottatt og betalt er ulike statuser
DFØs EHF-faktura- og kreditnotaprosess viser flere trinn mellom fakturautstedelse, mottakerens kontroll og betaling. La derfor ikke «sendt» være eneste status i kursadministrasjonen.
| Det dere ser | Hva dere bør undersøke |
|---|---|
| Overføringen feilet | Mottakeridentitet og feilmelding fra fakturasystemet |
| Sendt, men kjøper finner den ikke | Leveringsstatus og korrekt mottakende enhet |
| Mottatt, men avvist internt | Bestillingsreferanse, pris og avtalt leveranse |
| Godkjent, men ikke betalt | Betalingsfrist og åpne poster |
Kontakt kjøperens avtalte fakturakontakt ved uklare referanser. Ikke send en ny faktura bare for sikkerhets skyld; da kan begge bli behandlet. Følg systemets rutine for feilsøking og dokumentert korrigering.
Når fakturaen må endres
En korrigering skal kunne følges til originalfakturaen. Kurslisten må samtidig vise hvem som faktisk skal delta. Kontroller etterpå at faktura og eventuell kreditnota er håndtert i regnskapet, og at en eventuell tilbakebetaling ikke blir glemt.
ReAIs fakturaprogram er en relevant neste vurdering for økonomidelen. Be om å få vist en bestilling med to deltakere, riktig kjøperreferanse og en korreksjon. Avklar overføringen fra kursløsningen fremfor å anta at alle felter følger automatisk.