Faktura for kursdeltakere

Når arbeidsgiver betaler et kurs, må påmeldingen skille mellom deltakeren, bestilleren og fakturamottakeren. En korrekt e-postadresse til deltakeren er ikke nok til å sende en faktura som bedriften kan behandle.

Samle riktig grunnlag

Følg gjeldende fakturakrav og bruk korrekte avgiftskoder. Et kurs, en konferanse, mat og materiell skal ikke automatisk få samme behandling bare fordi de bestilles sammen. Se Altinn om faktura og salgsdokumentasjon.

Hva må selve fakturaen inneholde?

Påmeldingsdataene er et grunnlag, ikke en ferdig faktura. Altinn beskriver krav til blant annet maskinelt tildelt nummer, dato, selger, kjøper, beskrivelse av leveransen, leveringssted og -tid, pris, avgift og betalingsfrist. MVA-pliktige og unntatte salg må fremgå separat. Kontroller også krav som avhenger av foretaksform.

For et kurs er «deltakeravgift» alene en svak beskrivelse. Bruk kursnavn og kursdato, og knytt antall plasser til en bestillingsreferanse. Unngå unødvendige personopplysninger på fakturaen; deltakerlisten kan ha et annet tilgangsbehov enn økonomidokumentet.

Eksempel: tre deltakere, én kjøper

Et firma bestiller tre plasser til en avtalt totalpris på 2 500 kroner per deltaker. Bestillingen er dermed på 7 500 kroner. Opprett en tydelig kobling mellom de tre deltakerreferansene og firmaets bestilling.

Hvis en deltaker senere byttes ut, må arrangøren oppdatere deltakerlisten og nødvendig dokumentasjon. Det betyr ikke automatisk at firmaet skal få en ny faktura på 7 500 kroner. Undersøk hva som faktisk er endret i kjøpet.

Ved redusert pris eller avbestilling må den økonomiske korrigeringen håndteres separat fra deltakerstatusen. En slettet påmelding er ikke det samme som en kreditnota eller en gjennomført refusjon.

Skill plass, faktura og betaling

En deltaker kan ha bekreftet plass mens firmaets faktura fortsatt er ubetalt. En elektronisk faktura kan være sendt, men avvist på grunn av feil referanse. La derfor oversikten vise disse statusene hver for seg.

Se EHF-faktura for arrangement når kjøperen ønsker EHF. Ved tidligpris bør du også avklare når early-bird-prisen låses.

Fra påmelding til regnskap

ReAIs fakturaprogram er relevant når arrangøren trenger faktura, regnskap og åpne poster i samme løsning. Avklar hvilke bestillingsreferanser og deltakeropplysninger som overføres fra påmeldingsløpet.

Trenger dere hjelp med avgiftsvurderinger, korrigeringer eller avstemming, kan Aiak bistå med regnskapstjenester. Et systemoppsett erstatter ikke vurderingen av den konkrete leveransen.

Kontroll før kursdagen

Gå gjennom avviste fakturaer, manglende referanser og avtalte unntak. Gi deltakere praktiske beskjeder om kurset og betalingsansvarlig informasjon om fakturaen. Det bør ikke være tilfeldig hvem som mottar en påminnelse.

Vil dere gjennomgå påmeldingsflyten med PAGU, bruk ett anonymisert eksempel med flere deltakere, én kjøper og en endring etter bestilling.

Kilder og faglig grunnlag

• Altinns veiledning om faktura og salgsdokumentasjon
• Datatilsynets oversikt over virksomheters plikter
• Skatteetaten om forskjellen på fritak og unntak fra merverdiavgift

Kildene underbygger krav til dokumentasjon og relevante rettslige rammer. Forslag til statusflyt, avstemming og oppfølging er redaksjonelle anbefalinger fra PAGU.

Sist kildekontrollert 25. oktober 2026. Les PAGUs redaksjonelle metode.