Siste kursplass: når to fra ventelisten betaler samtidig

Én kursplass blir ledig, og to personer fra ventelisten svarer nesten samtidig. Begge kan rekke å betale hvis tilbudet ikke har en tydelig kapasitetsregel. Da har arrangøren fått et problem som en betalingskvittering alene ikke løser.

Betaling, plassreservasjon og bekreftet deltakelse må henge sammen. Før neste kursåpning bør dere bestemme når en plass holdes av, hvor lenge tilbudet gjelder og hvordan en betaling som kommer for sent blir håndtert. Deltakervilkår og betalingsløsning må støtte den samme fremgangsmåten.

Velg hvordan dere tilbyr den ledige plassen

En mulig rutine er å tilby plassen til én person av gangen med en tydelig svarfrist. En annen er å invitere flere til å melde interesse, men først bekrefte plass etter en kontrollert tildeling. Ikke bruk formuleringen «plassen er din» i en beskjed som bare inviterer til interesse.

Rutinen må passe kursets størrelse, tiden til oppstart og hvor raskt dere kan følge opp. En manuelt bemannet avklaring kan fungere for et lite kurs. Den samme arbeidsmåten kan bli sårbar når mange plasser frigjøres samtidig.

Beskriv statusene før dere skriver meldingene

Unngå å bruke samme status for «melding sendt» og «plass reservert». Da blir det umulig å forklare tilgjengelig kapasitet når to medarbeidere følger opp ulike svar.

Test samtidige svar med én ledig plass

Lag en prøve med fiktive deltakere. La to personer forsøke å akseptere tilbudet, gjerne fra hver sin enhet. Kontroller hvilken handling som faktisk reduserer kapasiteten, hva den andre ser, og hvilken beskjed som sendes.

Test deretter en forsinket betalingsbekreftelse etter at tilbudet er utløpt. Hvis løsningen ikke håndterer dette som ønsket, må en navngitt person kunne stoppe ny bekreftelse og avklare saken. Ikke lov automatisk håndtering før den er demonstrert med betalingsmåten dere skal bruke.

Når det allerede finnes to betalinger

Bekreft først faktiske betalinger og kapasitet. Kontakt de berørte gjennom avtalt kanal og avklar løsning ut fra vilkårene og den konkrete situasjonen. Dokumenter eventuell tilbakebetaling eller flytting. Ikke skjul ekstrabetalingen ved bare å slette deltakeren fra listen.

Knytt betalingshendelsen til riktig ordre eller faktura slik at økonomiansvarlig kan følge den videre. Les også venteliste for kurs for prioritering og praktisk oppfølging gjennom hele venteløpet.

Ta med kapasitetskonflikten til en gjennomgang

PAGU retter seg mot arrangører som vil samle påmelding og økonomiflyt. Be om en gjennomgang av kursoppsettet med én ledig plass som testscenario. Få avklart hva valgt løsning støtter, hvilke meldinger som må tilpasses og hvilke unntak arrangøren selv skal følge opp. Det gir et bedre kravgrunnlag enn en generell bestilling av «automatisk venteliste».