Venteliste for kurs: prioritet, svarfrist og ledige plasser
En venteliste registrerer interesse. Først et konkret tilbud og en bekreftelse skal love deltakeren en plass.
Kildekontroll: PAGU-redaksjonen · Sist kontrollert 25. oktober 2026 · Slik arbeider vi med kilder og kvalitet
Finn svaret du trenger
En venteliste for kurs bør holde kø, tilbud og bekreftede plasser fra hverandre. Det er ikke nok å lagre en ekstra e-postliste når kurset er fullt: arrangøren må vite hvem som får neste tilbud, hvor lenge det gjelder og hva som skjer hvis kunden ikke svarer.
Velg prioritering før kurset blir fullt
Først til mølla er enkelt å forklare. Et medlemskurs kan i stedet ha dokumentert medlemsprioritet. Et kurs med forkunnskapskrav kan trenge godkjenning før køplass. Fortell deltakeren hvilken regel som gjelder, og registrer tidspunkt og eventuelt prioritetsgrunnlag.
Ikke lov en bestemt køplass hvis gruppestørrelse eller andre krav kan endre rekkefølgen. To kolleger som bare vil delta sammen, kan ikke nødvendigvis bruke én ledig plass.
| Tilstand | Teller mot kapasitet? | Neste handling |
|---|---|---|
| Ventende | Nei | Avvent ledig plass |
| Tilbud med reservasjon | Ja, hvis plassen holdes av | Aksept eller utløpt frist |
| Bekreftet deltaker | Ja | Praktiske beskjeder og eventuell betaling |
| Avslått eller utløpt tilbud | Nei | Tilby neste i køen |
Dette er et forslag til rutine, ikke en beskrivelse av automatikk som alle påmeldingssystemer har.
Regneeksempel med 24 plasser
Et kurs har 22 bekreftede deltakere og to aktive reservasjoner. Det er ingen ledige plasser, selv om bare 22 har fått endelig bekreftelse. Når én reservasjon utløper, kan arrangøren tilby én plass til neste person.
Bruk regnestykket ledig = kapasitet − bekreftede − aktive reservasjoner. En ubetalt faktura kan fortsatt gjelde en bekreftet deltaker og skal ikke automatisk frigjøre plassen. Tilsvarende er en mottatt betaling ikke tilstrekkelig bevis på at det finnes kapasitet.
Melding når interessen registreres
Du står nå på venteliste til [kurs og dato]. Dette er ikke en bekreftet kursplass, og du skal ikke betale nå. Vi tilbyr ledige plasser etter [køregel]. Hvis du får tilbud, oppgir vi svarfrist og betalingsmåte i en egen melding. Gi beskjed hvis du ikke lenger ønsker å stå på listen.
Melding når en plass blir ledig
Vi kan tilby deg én plass på [kurs og dato] til [totalpris]. Plassen holdes av til [dato og klokkeslett]. Bekreft gjennom [avtalt kanal] innen fristen. Hvis vi ikke får svar, går tilbudet videre. Du mottar deretter en bekreftelse med praktisk informasjon og betalingsavklaring.
Tilpass teksten til hva løsningen faktisk gjør. Hvis dere sender til flere samtidig uten å reservere plass, må meldingen forklare at interessen må vurderes før plass bekreftes.
Når oppstart nærmer seg
En svarfrist på to døgn kan fungere uker før kurset, men være ubrukelig kvelden før. Avtal hvem som følger opp, hvilke kanaler dere bruker, og når ventelisten stenges. Unngå å invitere en ny deltaker så sent at nødvendig forberedelse blir umulig.
Avklar også om en ledig kursplass innebærer ledig plass på middag, verksted eller andre aktiviteter. Parallelle spor kan ha egne grenser selv om hovedarrangementet har kapasitet.
Kontroller etter hver endring
Loggfør hvem som fikk tilbud, fristen, svaret og bekreftelsen. Ved avmelding må dere vurdere refusjon av kursavgift separat. Tell plasser på nytt før neste tilbud sendes.
Et nyttig kvalitetsmål er hvor mange tilbud som ender i bekreftet deltakelse. Tell også utløpte tilbud og overbookinger. Bruk tallene til å justere frister og bemanning, ikke til å gi inntrykk av større etterspørsel enn dere har.