Rapporter og avstemming

Et arrangement er ikke ferdig avstemt når deltakerlisten er eksportert. Arrangøren trenger en forklaring på salg, deltakelse, betaling og korreksjoner, også når disse tallene ikke er like.

Bruk rapporter med tydelig formål

En deltaker kan være påmeldt uten å ha betalt, og en betalt plass kan ende som no-show. Gratisbilletter kan gi oppmøte uten salgsinntekt. Bevar disse forskjellene fremfor å la én status forsøke å forklare alt.

Definer også hvilken dato rapportene gjelder. Et uttrekk før refusjonskjøringen kan ikke uten videre sammenlignes med bankgrunnlaget etterpå.

Eksempel: utbetalingen er lavere enn billettsalget

Anta brutto innbetalinger på 50 000 kroner, refusjoner på 3 000 og betalingskostnader på 1 000. En netto utbetaling på 46 000 kan da være forklarbar. De fire tusen kronene er ikke én samlet salgsrabatt: refusjon og betalingskostnad må kunne identifiseres hver for seg.

Tallene er illustrasjoner og avgjør ikke kontering eller MVA. Kontroller faktiske oppgjørsrapporter, fakturaer og leveransen før regnskapsbehandlingen fastsettes.

Hold gjennomføringsdato og betaling adskilt

Betaling før arrangementet kan reise spørsmål om periodisering. Skill dette fra betalingsstatus og oppmøte. Regnskapsansvarlig må vurdere når inntekten hører hjemme og hvordan ulike leveransedeler skal behandles.

Les økonomi og MVA for arrangementer og betaling og avstemming for videre kontroll.

Vurder Pagu på et helt hendelsesforløp

Ved en demonstrasjon bør dere be om en ordre med rabatt, en deltakerendring og en refusjon. Kan hvert beløp følges tilbake til hendelsen, og vises det tydelig hva som gjenstår? Avklar faktisk funksjonalitet og oppgaver som må håndteres separat.

Beskriv arrangementstypen og rapportbehovet før dere velger oppsett. Antall deltakere, betalingsmåter og hvem som har økonomiansvaret er et bedre første grunnlag enn komplette kundelister.

Ved gruppebestilling bør dere også teste delvis avmelding på én bedriftsordre.