PAGU gir arrangøren kontroll på hvilke betalinger som hører til hvilket arrangement. Det gjør oppfølgingen enklere både før dørene åpner og når regnskapet skal avstemmes.

  • koble betaling til deltaker, billettype og arrangement
  • følg opp ubetalte fakturaer før kursstart
  • håndter refusjoner uten å miste koblingen til opprinnelig påmelding

Når refusjonen behandles separat fra billetten, mister arrangøren fort kontroll på MVA, kreditnota og hvem som faktisk har rett til plass. PAGU gjør refusjon til en del av samme regnskapsflyt som salget, med sporbarhet tilbake til deltaker og billettype.

Betalingsflyt for kurs og arrangementer

Ulike deltakere betaler på ulike måter. En privatperson kan betale med kort, mens en arbeidsgiver trenger faktura med referanse, avdeling og EHF. For arrangøren er målet at begge flytene havner på samme deltakerliste, med samme status for plass, innsjekk og oppfølging.

BetalingsscenarioHva bør være sporbart
Kortbetaling ved påmeldingDeltaker, billettype, pris, MVA og kvittering
Faktura til arbeidsgiverFirma, referanse, deltakerliste og betalingsstatus
Delvis refusjonOpprinnelig billett, årsak, kreditnota og ny deltakerstatus
Ubetalt før kursstartVarsel, frist, plassreservasjon og eventuell venteliste

Før arrangementet

Betalingsstatus bør være tydelig nok til at arrangøren kan ta praktiske beslutninger. Hvem får plass, hvem må purres, hvilke billetter kan frigjøres til venteliste, og hvilke deltakere skal faktisk sjekkes inn? Dette er særlig viktig for kurs med begrenset kapasitet eller medlemsarrangementer der plassen har høy verdi.

Etter arrangementet

Når innbetaling, refusjon og deltakelse er koblet sammen, blir avstemmingen mindre sårbar. Regnskapsfører får bedre grunnlag for å kontrollere åpne poster, MVA, kreditnotaer og periodisering, mens arrangøren slipper å forklare økonomien med skjermbilder og eksporterte regneark.

Se også billetter og faktura , medlemskap og integrasjoner , rapporter og avstemming og kalkulatoren for manuell arrangementsflyt .