Den reelle kostnaden ved et arrangement handler ikke bare om billettgebyret. Mye av prisen dukker opp når deltakerlisten, betalingen og regnskapet må sys sammen etterpå.

Se på helheten

  • tid brukt på å kontrollere medlemspris, rabatter og ventelister
  • manuell oppfølging av ubetalte fakturaer og refusjoner
  • ekstra avstemming når billetter, MVA og inntektskontoer ligger i ulike systemer

Et rimelig billettverktøy kan bli dyrt hvis arrangøren må gjøre økonomiarbeidet en gang til.

Kostnaden oppstår flere steder

KostnadsdriverEksempel på skjult arbeid
DeltakerdataRydde navn, firma, fakturareferanser og spesialbehov
BillettyperKontrollere medlemspris, early-bird, gratisplasser og grupper
BetalingPurre fakturaer, matche innbetalinger og forklare åpne poster
RefusjonFinne opprinnelig billett, endre deltakerstatus og lage kreditnota
RapporteringLage oversikt for oppmøte, MVA, periodisering og kursbevis

Et enkelt regnestykke

Hvis en arrangør bruker 15 timer per måned på å vaske deltakerlister, purre betaling og avstemme refusjoner, er kostnaden allerede betydelig. Med en intern timekost på 650 kroner blir det 9 750 kroner per måned før man tar med tapt salg, feil, forsinket fakturering eller ekstra regnskapsarbeid.

For større kursmiljøer er det ofte ikke billettgebyret som avgjør lønnsomheten. Det er hvor mye av arrangementet som må håndteres på nytt etter at salget er gjort.

Spørsmål før du velger løsning

  • Kan vi se hvem som har betalt uten å eksportere data?
  • Kan medlemspris og venteliste styres uten manuell kontroll?
  • Kan refusjoner spores tilbake til riktig billett og bilag?
  • Kan inntekten fordeles på kursavgift, materiell og servering?
  • Kan regnskapsfører få et forståelig grunnlag etterpå?

Bruk kalkulatoren for manuell arrangementsflyt for å anslå skjult administrasjonskostnad, og se hvorfor arrangører velger PAGU , påmeldingsfunksjonene og økonomi og MVA .