Kursfaktura og refusjon: behold sammenhengen med påmeldingen

Påmelding og fakturering har ikke alltid samme mottaker. En deltaker kan meldes på av en leder, mens fakturaen skal til bedriftens økonomiavdeling. Hvis disse rollene blandes, kan kursarrangøren bruke unødvendig tid på feil fakturaadresse, purringer og avklaringer.

Registrer derfor deltaker, bestiller og fakturamottaker som forskjellige opplysninger der det er nødvendig. Hold én bestillingsreferanse gjennom hele forløpet, også når en deltaker byttes eller en påmelding trekkes.

Avklar betaleren før fakturaen sendes

Avklar fakturakravene kunden faktisk har, fremfor å gjette ut fra virksomhetens størrelse. Be om de nødvendige opplysningene uten å samle inn mer informasjon om deltakerne enn kurset krever.

Et deltakerbytte er ikke alltid en ny bestilling

I et tenkt eksempel har en bedrift bestilt fire plasser. Én ansatt blir erstattet av en kollega før kursstart. Hvis du oppretter en ny betalingspliktig bestilling uten å følge originalen, kan bedriften få fem plasser i fakturagrunnlaget selv om bare fire skal delta.

Behold koblingen til bestillingen, og avklar om endringen påvirker pris eller vilkår. Deltakerlisten skal vise hvem som kommer; fakturagrunnlaget skal vise hva som er avtalt solgt.

Skill refusjon fra en administrativ endring

Hvis en plass avbestilles, undersøk hva som er avtalt før du korrigerer økonomien. Et navn som fjernes fra deltakerlisten forteller ikke om kunden skal ha penger tilbake. På samme måte betyr en refusjon ikke at alle opplysninger om bestillingen skal slettes.

Koble eventuell kreditnota og tilbakebetaling til originaldokumentene. Kontroller at samme korreksjon ikke blir behandlet i både betalingsløsningen og regnskapet som to uavhengige hendelser.

Avslutt med en avstemming per arrangement

Se på solgte plasser, avtalt prisgrunnlag, fakturert beløp, mottatte betalinger og åpne korreksjoner. Marker hvilke spørsmål som fortsatt venter på svar og hvem som følger dem opp.

Pagu handler om enklere kurs- og arrangementsadministrasjon. ReAI kan være aktuelt for fakturering og regnskap når deltakere, betalinger og dokumentasjon skal følges sammen. Avklar oppsettet for deres kurs, betalingsmåte og avgiftsbehandling før dere planlegger automatisering.

Fortsett med neste oppgave

Les også ehf-faktura for arrangement. Bruker dere medlemspris, må medlemsgrunnlaget være riktig først. Vele viser en kontrollert flytting av medlemsregister fra Excel.

Du kan også lese om arbeidsflyter for kurs og arrangementer.