Kom i gang med regnskap og systemhjelp
Du trenger ikke rydde alt før du tar kontakt. Start med hva som stopper opp og hva dere vil ha hjelp med.
Den første samtalen bør gi et konkret utgangspunkt: hvilket arbeid vil dere slippe, hvilke tall mangler dere og hvilke verktøy fungerer allerede? Derfra velger vi mellom løpende regnskap, opprydding i oppgjør, et bedre systemoppsett eller en kombinasjon.
Begynn med arbeidet dere vil sette bort
- Hva slags virksomhet dere driver: egne arrangementer, kundeproduksjoner, teknisk produksjon eller arena.
- Hvilke systemer dere bruker til billetter, betaling, regnskap og prosjekt.
- Hva dere ønsker utført, og hva eget team vil fortsette med.
- Om det finnes en konkret dato å ta hensyn til, som salgsstart, neste arrangement eller avslutning av en leverandøravtale.
Antall arrangementer, månedlige oppgjør og ansatte gir et nyttig bilde av arbeidsmengden. Send en kort beskrivelse hvis du er usikker på hvor arbeidet bør begynne.
Velg en overgang som passer arrangementene
| Situasjon | Et fornuftig første arbeidssteg |
|---|---|
| Første arrangement er ikke åpnet for salg | Lag prosjektstruktur og test hele bestillings- og oppgjørsløpet |
| Billettsalget går, men oppgjørene er uoversiktlige | Finn kildene og avstem ett avsluttet oppgjør før nye rutiner innføres |
| Regnskapsfører skal byttes | Avklar periodeansvar, åpne poster og nødvendige tilganger |
| Billettsystemet skal byttes | La aktive salg og refusjoner få en uttrykkelig plan før nye billetter sendes |
| Egen administrasjon trenger støtte | Avtal hvilke oppgaver dere gjør, og hvor kontroll og oppfølging overtas |
Eksempel: tre arrangementer i ulike faser
En fiktiv arrangør har ett avsluttet arrangement med 12 000 kr i uavklart oppgjør, ett kommende arrangement som allerede selger billetter og ett nytt som ikke er publisert. Det er ingen grunn til å behandle alle likt.
Det avsluttede arrangementet trenger først en forklaring på de 12 000 kronene: ubetalte kjøp, tilbakehold, gebyrer eller noe annet. Det aktive salget fortsetter med tydelig ansvar for betaling og refusjon. Det upubliserte arrangementet kan brukes som pilot for nytt oppsett. Slik kan virksomheten få fremdrift uten å kopiere alt til en ny løsning på samme dag.
Ved bytte av regnskapsfører
Avklar hvem som avslutter forrige periode og hvem som behandler nye bilag. Ta med siste avstemte oversikter, åpne kunde-/leverandørposter, mottatte forskudd, kjente produksjonskostnader og status på lønns- og årsarbeid. Et kontoutdrag alene viser ikke alt den nye regnskapsføreren må overta.
Lag en restanseliste med eier på hver sak. Hvis en leverandørfaktura kommer sent, skal begge kontorene vite hvem som behandler den. Har dere et godt prosjektoppsett, behold referansene så langt det lar seg gjøre; et leverandørbytte skal ikke gjøre tidligere produksjoner uforståelige.
Når det nye oppsettet tas i bruk
Dere får et testet oppgjør og en rutine som viser hvem som leverer underlag, godkjenner og følger opp feil. Ved teknisk oppsett får dere også feltkart og testresultater. Aktive refusjoner og åpne poster følges videre med en navngitt eier på hver sak.
Les regnskapstjenestene, systemtesten og tilgang og leverandørbytte etter hva dere trenger. Regnskapet tilbys til fast pris gjennom Aiak. Oppsett og utvikling prises som egne oppgaver.