Drift og økonomi for konferanser og messer
Skill arrangementer dere selger selv fra produksjoner dere leverer på vegne av en kunde.
En konferanseprodusent kan selge egne billetter, produsere for en bedriftskunde eller gjøre begge deler. Det avgjør hvilke avtaler, penger og endringer som må følges. Begynn med hvem som har solgt hva til hvem, før dere velger påmeldingssystem.
Eget arrangement eller kundeoppdrag?
| Modell | Det viktigste å følge |
|---|---|
| Egne billetter og egen risiko | Billettinntekt, kapasitet, kostnader, refusjoner og likviditet |
| Avtalt produksjon for en kunde | Oppdragets omfang, honorar, kundens godkjenninger og leverandørbestillinger |
| Messe med utstillere | Standplass, tjenestetilvalg, frister, bestillingsendringer og fakturagrunnlag |
I arrangøravtalen finner dere et kundeprosjekt med fast honorar og endringer. Utstillerflyten viser hvorfor en sponsorbillett og en standordre ikke er samme bestilling.
Standene må dekke hele messen
Bruk messebudsjettet før dere låser hall og leverandørbestillinger. Det følger en messe med to standtyper fra salgbart areal til nullpunkt og finansieringsbehov. Utstillerordrene gir detaljene bak salget.
Før kunden bestiller produksjonen
Når dere leverer på oppdrag, begynner arbeidet med å kvalifisere forespørselen og prise tilbudet. Bruk driftshuben for arrangørbedriften til å følge sammenhengen mellom salgsarbeid, finansiering og neste sesong.
Når salget åpner
Bestem først billettyper og hva hver bestilling gir rett til. Bruk parallelle spor og dagpass når rommene har forskjellige grenser. La sponsorplasser telle fra avtaletidspunktet, selv om navnene kommer senere.
For firmakjøp må deltaker, bestiller og betaler skilles. Prøven med seks bestilte plasser og to avmeldinger er et godt akseptansepunkt for et nytt oppsett.
Når kostnadene blir bindende
Et positivt budsjett er lite verdt hvis neste leverandørforskudd ikke kan betales. Likviditetsplanen legger billettoppgjør og forpliktelser på samme tidslinje. Endringsloggen hindrer at en ny skjerm eller ekstra middag blir et uavklart tap.
Når arrangementet er over
Avklar forskudd og sluttoppgjør, og gjennomfør prosjektavslutningen. Ikke merk prosjektet ferdig fordi deltakerne har gått hjem; leverandørfakturaer, refusjoner og kundens siste godkjenning kan gjenstå.
PAGU kan hjelpe med kravgrunnlag, systemoppsett og økonomiflyt. Utført regnskapsarbeid avtales med Aiak AS. Beskriv en konferanse eller messe dere driver, dagens systemer og én oppgave dere vil få orden på.
Få hjelp med konferanseregnskapet
Har dere solgt sponsorplasser og deltakerbilletter, men mangler et samlet oppgjør? Vi kan følge opp underlaget gjennom regnskapstjenestene. Se hvordan vi starter når salget allerede er i gang.