Folk og utstyr i arrangementsproduksjonen
Få kapasiteten på plass før oppdraget bekreftes, og få faktisk bruk med i oppgjøret.
Et lønnsomt oppdrag kan bli dyrt hvis samme tekniker eller utstyrspakke er lovet bort to ganger. Planen må dekke hele leveransen: forarbeid, lasting, transport, produksjon og retur. Her finner dere en rekkefølge for ressursarbeidet i teknisk produksjon, festival og arena.
Før dere bekrefter neste oppdrag
Begynn med kapasitetsplan for flere produksjoner. Den viser hvordan dere oppdager en konflikt før kunden får en dato. Knytt hver reservasjon til et prosjekt, en status og en beslutningsfrist.
| Det som begrenser leveransen | Se etter | Gå videre med |
|---|---|---|
| Folk | Riktig kompetanse og faktisk tilgjengelig tidsrom | Mannskap og leverandører |
| Utstyr | Klargjøring, transport, bruk, retur og tilstand | Utstyr og forbruk |
| Lokaler | Innlasting, rigg, gjennomføring og klar sal | Arenakalender |
| Flere spillesteder | Felles forarbeid, reiser og kostnad per stopp | Turnéproduksjon |
Velg mellom eget utstyr og innleie
Se på dokumentert bruk og hvilke oppdrag som faktisk overlapper. Mange bruksdager gjennom året beviser ikke at ett ekstra sett løser toppene. Kjøpe eller leie produksjonsutstyr skiller årlig kostnad, betaling og tilgjengelig kapasitet.
Bruk valget i produksjonskalkylen. Ta med transport, klargjøring og reparasjoner. Intern pris for eget utstyr er et styringstall; oppfølgingen må samtidig kunne spores til faktiske innkjøp og regnskap.
Gjør bestillingen mulig å følge opp
Samle avtalt leveranse, tidsrom, prisgrunnlag og hvem som godkjenner tillegg. Bestillingskontrollen viser hva som allerede er bestilt. Legg en endring inn i endringsloggen før den blir borte i meldinger mellom produksjon og leverandør.
Etter hver gjennomføring
Sett en fast frist for grunnlaget fra produksjonen, også når neste oppdrag starter dagen etter:
- Godkjenn timelistene mot faktisk arbeid og prosjekt.
- Kontroller reise og utlegg før beløp sendes til betaling.
- Registrer retur, feil og gjenstående leie i utstyrsoversikten.
- Sammenlign leverandørens faktura med bestillingen og faktisk levering.
En manglende faktura er fortsatt en forventet prosjektkostnad. En skadet gjenstand er fortsatt utilgjengelig selv om leieperioden er slutt. Disse åpne punktene må med i prosjektavslutningen.
Når planen stadig krever manuell opprydding
Undersøk hvor oversikten først mister kontakten med virkeligheten. Det kan være ved en ubekreftet bestilling, en flyttet dato eller en retur som ingen registrerer. Systemer og arbeidsflyt hjelper dere å formulere kravet. PAGU kan også sette opp ressurs- og kostnadsoppfølgingen.