Prosjektbudsjett og økonomistyring for arrangement
Se hvilket arrangement som bærer sine kostnader, og når pengene faktisk må være tilgjengelige.
Et utsolgt arrangement kan fortsatt mangle penger til neste leverandørbetaling. Vi setter opp prosjektbudsjett, bestillingsoversikt og likviditetsplan, slik at dere ser både forventet fortjeneste og når kostnadene skal betales.
Dette gjør vi
- Etablerer prosjektnumre og en budsjettstruktur som passer arrangementene.
- Samler godkjente bestillinger og egne timer i forventet sluttkostnad.
- Lager en ukentlig betalingsplan når inn- og utbetalingene er konsentrert rundt produksjonen.
- Setter opp rapport for budsjett, bokført kostnad og det som fortsatt gjenstår.
- Bruker etterkalkylen til å forbedre neste tilbud og produksjonsbudsjett.
Dere får et arbeidsgrunnlag som kan oppdateres når billettsalget, bemanningen eller kundens bestilling endres. Vi viser hvilke beløp som er avtalte og hvilke som fortsatt er anslag.
Eksempel: 25 000 kr i margin, men penger mangler neste uke
En tenkt produksjon har 180 000 kr i billettsalg, 120 000 kr i avtalte leverandørkostnader og 35 000 kr i anslått gjenstående arbeid. Forventet bidrag er 25 000 kr før felleskostnader. Tallene er på sammenlignbart, avklart avgiftsgrunnlag og forutsetter at salget ikke endres.
Ved planstart er 60 000 kr tilgjengelig på prosjektets bankkonto. De resterende 120 000 kronene ventes fra betalingsleverandøren. I dette eksemplet er utbetaling avtalt til 4. desember, forutsatt at leverandøren har godkjent oppgjørsdokumentasjonen.
| Uke | Inngående midler | Utbetalinger | Beregnet saldo ved ukeslutt |
|---|---|---|---|
| 16.–22. november | 60 000 kr ved start | 90 000 kr | −30 000 kr |
| 23.–29. november | 0 kr | 30 000 kr | −60 000 kr |
| 30. november–6. desember | 120 000 kr | 35 000 kr | 25 000 kr |
Saldoen er vist før eventuell ekstra finansiering. Produksjonen trenger opptil 60 000 kr i dekning før oppgjøret kommer, selv om sluttberegningen er positiv. Det er dette gapet som må løses før nye bestillinger bekreftes.
Flyttes utbetalingen én uke, er ikke den opprinnelige planen lenger tilstrekkelig. Vi lager derfor et alternativ der oppgjøret kommer senere, og viser hvilke betalinger som må finansieres eller flyttes etter avtale. Frigivelsesvilkår, tilbakehold og ubetalte kjøp får egne poster fremfor å skjules i ett forventet bankbeløp.
Hvilken rapport trenger dere?
| Oversikt | Beslutningen den støtter |
|---|---|
| Prosjektbudsjett | Kan dere gjennomføre til foreslått pris og kapasitet? |
| Bestillingsoversikt | Hvor mye er allerede bundet før fakturaene kommer? |
| Regnskapsrapport | Hvilke inntekter og kostnader er bokført på prosjektet? |
| Likviditetsplan | Er det dekning på de faktiske betalingsdatoene? |
| Etterkalkyle | Hva bør endres i neste tilbud eller produksjon? |
Ta med kostnadene som ikke kommer på leverandørfaktura
Egen tid, felles administrasjon og bruk av eget utstyr kan endre hvilken pris oppdraget tåler. Vi skiller direkte kostnader fra fordelte felleskostnader, og viser metoden når de fordeles. Den interne kalkylen holdes atskilt fra bokføringen, slik at samme kostnad ikke telles to ganger.
For en arena må bidraget per booking også dekke året med ledige datoer. Prissetting av lokaleleie viser hvordan det kan beregnes. Bestillingskontroll og produksjonskalkylen dekker underlaget fra produksjonen.
Kontakt oss om budsjett og økonomioppfølging. Si gjerne hvilket arrangement dere planlegger og hvilken økonomisk beslutning som haster.