Regnskapsfører for arrangører og produksjonsfirmaer
Få kontroll på billettpengene, kostnadene og det som gjenstår på hvert prosjekt.
Når et arrangement er gjennomført, kommer regnskapsjobben fra flere kanter: billettoppgjør, leverandørbilag, crewgrunnlag, refusjoner og kundens siste tillegg. Få underlaget samlet, avstemt og knyttet til riktig prosjekt. Da kan dere se både resultatet og hva som gjenstår å betale. Regnskap og lønn leveres av Aiak AS, et autorisert regnskapsbyrå.
Dette kan dere få fulgt opp
| Oppgave | Resultatet dere trenger |
|---|---|
| Bokføring og prosjektmerking | Inntekter og kostnader knyttes til riktig arrangement eller oppdrag |
| Billett- og bankoppgjør | Bruttosalg, korreksjoner, gebyrer og utbetalinger kan forklares |
| Leverandørbilag | Bestillinger, godkjente tillegg og fakturaer henger sammen |
| Lønn og personoppgjør | Godkjente timer og nødvendige opplysninger kommer til lønnsansvarlig |
| Måneds- og årsavslutning | Leveransestatus, forskudd og kjente kostnader kommer med i vurderingen |
| Prosjektrapportering | Dere ser resultat, gjenstående kostnader og åpne oppgaver |
Dere kan sette bort det løpende arbeidet eller beholde deler hos egen administrasjon. Vi blir enige om hvem som leverer underlaget, hvem som kontrollerer det og hvem som følger opp avvik. Det gir en mer nyttig arbeidsdeling enn at begge tror den andre håndterer refusjonene.
Et oppgjør er mer enn bankbeløpet
Et fiktivt gjennomført arrangement har 100 000 kr i dokumentert billettsalg, 10 000 kr i korreksjoner og 3 000 kr i betalingsgebyrer. Dersom alle resterende kjøp er betalt og utbetalt, kommer 87 000 kr på konto. Etter korreksjonen er salgsgrunnlaget 90 000 kr; gebyret er et annet forhold. Avgiftsbehandlingen må følge de faktiske salgsdelene.
Kontrolleres bare banken, blir forskjellen på salg og gebyr borte. Vi setter opp underlag som gjør at regnskapsfører kan følge beløpet tilbake til arrangementet. Rapporter og avstemming viser hvilke filer som trengs.
Forskjellige virksomheter trenger forskjellige rapporter
En konferanseprodusent trenger kjøperreferanser, kundeavtalte tillegg og sluttoppgjør. En festival må også følge felleskostnader, flere dager og penger bundet til kommende produksjoner. En arena trenger oversikt over egen leieinntekt, tekniske tillegg og beløp som eventuelt skal avregnes med ekstern arrangør. Vi bruker den modellen dere faktisk driver, fremfor å behandle alle som et enkelt billettsalg.
Hva påvirker prisen?
Arbeidsmengden styres blant annet av antall arrangementer og oppgjør, bilagsmengde, ansatte/personoppgjør og hvor ryddig grunnlaget er. Én samlet utbetaling kan kreve mindre eller mer arbeid enn mange fakturaer, avhengig av rapportene bak den.
Aiak tilbyr fast pris på regnskapet, med bokføring, avstemming, lønn, årsoppgjør og skattemelding inkludert. ReAI og spørsmål underveis er med i leveransen. Vil dere beholde et annet regnskapssystem, betaler dere eget abonnement på det. Prisen tilpasses bedriften. Se Aiaks fastprisleveranse.
Billettsystem, betalingsgebyrer og teknisk oppsett hos PAGU har egne kostnader. Trenger dere opprydding i gamle perioder eller en ny kobling mellom systemer, tar vi dette med som en egen oppgave i tilbudet. Antall arrangementer, oppgjør og ansatte er nyttig for å beregne arbeidet, også når virksomheten har en kort og travel sesong.
Behold et godt system, eller planlegg et bytte
Har dere en løsning som fungerer, starter vi med rapporter og arbeidsdeling. ReAI er inkludert i fastprisleveransen. Skal dere bytte system, tar vi med aktive prosjekter og rapportbehov i planen.
Ved regnskapsførerbytte lager vi en overlevering av åpne kunde-/leverandørposter, forskudd og uavklarte oppgjør. Oppstart og bytte forklarer hva dere bør ha klart.
Fortell oss hva dere driver og hva dere vil sette bort.
Rapporten dere skal kunne bruke
Regnskapet for hele bedriften bør kunne brytes ned på arrangement eller kundeoppdrag. Vi setter opp prosjektmerkingen og kontrollerer at salgsgrunnlag, leverandørbilag og lønn havner på riktig prosjekt. Dere kan da sammenligne budsjettet med bokført kostnad og de bestillingene som ennå ikke er fakturert.
Et ferdig arrangement trenger en etterkalkyle. Et kommende arrangement trenger en prognose og en betalingsplan. Vi viser disse hver for seg, så et forskudd til neste konferanse ikke skjuler et svakt resultat fra den forrige. Bestillingskontroll forklarer underlaget til prognosen.
Årsoppgjøret bygger på det som gjenstår
Aiak tar årsarbeidet, mens produksjonsansvarlig gir status på leveransene. Vi samler åpne oppgjør, solgte fremtidige arrangementer, kjente leverandørkostnader og ubehandlede timelister. Da kan regnskapsfører vurdere postene uten å rekonstruere produksjonen fra e-poster. Årsoppgjør for arrangører viser en konkret sjekkliste og et eksempel med tre arrangementer.