Drive arrangørbedrift fra salg til neste sesong
Begynn med forretningsmodellen. Følg deretter salget, forpliktelsene og resultatet gjennom sesongen.
En arrangørbedrift må selge nok, levere som avtalt og ha penger når regningene forfaller. Arbeidet begynner lenge før billettoppgjøret. Bruk denne oversikten når dere skal etablere en arbeidsmåte eller få flere arrangementer til å fungere sammen.
Start med hvem som kjøper leveransen
| Inntektsmodell | Første beslutning | Neste veiviser |
|---|---|---|
| Dere selger et eget arrangement | Hvor stort salg trengs før kostnadene kan bindes? | Prosjektbudsjett |
| En kunde bestiller produksjonen | Hvilken leveranse skal tilbudet prise? | Selge arrangementsoppdrag |
| Dere selger standplasser | Hvilken standmiks dekker hall og fellesleveranser? | Messebudsjett |
| Dere leier ut en arena | Hvor mye må en booking bidra til året? | Prissetting av arena |
Bruk separate prosjekter når dere har flere modeller. Billettsalget til et eget arrangement og kundens betaling for et produksjonsoppdrag sier forskjellige ting om risiko og inntekt. Konferanser og messer viser hvordan de kan eksistere i samme virksomhet.
Før dere lover en dato og en pris
En forespørsel er først verdt å kalkulere når dato, hovedleveranse, kjøper og beslutningsfrist er kjent. Salgsarbeidet gir en praktisk rekkefølge. Kontroller deretter om folk og utstyr kan levere på datoen i kapasitetsplanen.
Et tilbud bør vise hva som inngår, hvilke forutsetninger prisen bygger på og hvordan tillegg bestilles. Når kunden velger, går dere videre til arrangøravtalen. Bruk samme prosjektnummer fra tilbud til oppgjør, så dere kan se om salget faktisk ble lønnsomt.
Før dere bestiller hos andre
Sammenstill bekreftet salg, vedtatte kostnader og tidspunkt for betaling. En salgsprognose kan være grunnlag for en beslutning, men kan ikke brukes som tilgjengelig bankbeholdning. Likviditetsplanen viser finansieringsbehovet gjennom sesongen.
Sett en beslutningsdato før store, irreversible bestillinger. På den datoen må dere kunne velge å gjennomføre, redusere eller stoppe. Bestillingskontroll holder godkjente forpliktelser synlige. Avlysning tar over hvis planen ikke lenger holder.
Mens leveransene pågår
Gi én person ansvar for å følge opp tillegg, og én en frist for å levere kostnadsgrunnlaget. Bruk produksjonsendringer når kunden bestiller mer. Samle mannskap, utstyr og faktisk arbeid gjennom folk og utstyr.
Når informasjonen må flyttes manuelt flere ganger, bruk systemer og arbeidsflyt. Begynn med feilen eller dobbeltarbeidet dere vil fjerne, og prøv én hel bestilling før dere endrer alt.
Bruk avslutningen til å forbedre neste sesong
Prosjektavslutningen viser hva det enkelte oppdraget ga. Månedsavslutningen viser om bedriften samlet har råd til neste runde. Sammenlign vunne tilbud, faktisk medgått arbeid og bidraget etter direkte kostnader før dere setter neste pris.
Vil dere overlate bokføring, lønn og årsarbeid til noen som følger opp underlaget? Se regnskap for arrangører.