Arbeidsflyt for produksjoner og arrangementsarenaer
Samle avtalt produksjon, bemanning og leverandørkostnader rundt samme arrangement.
Et lokale kan være reservert uten at arrangementet er bekreftet. En lydleverandør kan være booket uten at budsjettet er oppdatert. Vi hjelper dere med systemvalg, oppsett og rutiner som gjør disse forskjellene synlige.
Samle booking, bestillinger og kostnader
Vi setter opp en felles arrangement-ID, status for forespørsel og booking, bestillingsrutiner og godkjenning av ekstraarbeid. Produksjonslederen får en oversikt som samler avtalt leveranse og kostnadsgrunnlag til lønn og faktura.
| Kontrollpunkt | Avklar før bekreftelse |
|---|---|
| Lokalet | Riggetid, publikumsåpning, nedrigg og tilgang |
| Crew | Rolle, ansvarlig leder, avtalt tid og godkjent grunnlag |
| Leverandør | Leveranse, prisgrunnlag, endringer og godkjenner |
| Ekstern arrangør | Hvem selger billetten, mottar pengene og bærer refusjonsansvaret? |
| Prosjektet | Hvor kostnad og inntekt følges opp |
Begynn med én produksjon
Vi kartlegger et representativt arrangement og de viktigste avvikene før et nytt oppsett utvides. Dere får prosjektstruktur, tilgangsroller og en rutine fra bekreftet booking til fakturagrunnlag. Vi prøver oppsettet med en normal produksjon og et endret oppdrag, slik at både grunnpris og godkjente tillegg blir med.
Bruk arenaeksemplet og crew- og leverandørplanen for å forberede en henvendelse.
Planlegg også det neste oppdraget
Bruk kapasitetsplanen til å se om folk, utstyr og transport kan dekke neste bestilling. For arenaen viser arenakalenderen rigg, gjennomføring og retur til klar sal.
Bestillinger som ennå ikke er fakturert
Vi setter opp oversikten over leverandør, bestillingsreferanse, godkjent beløp, levert arbeid og mottatt faktura. Når en faktura bokføres, skal den åpne bestillingen reduseres tilsvarende. Dere får dermed en sluttprognose som inkluderer både bokført og allerede bestilt kostnad, uten å telle samme beløp to ganger.
Bestillingskontroll i produksjonen viser et eksempel med 200 000 kr i kostnadsbudsjett og hvordan en ny leveranse påvirker marginen.