Bestillingskontroll i arrangementsproduksjon
Det som allerede er bestilt, kan spise av marginen lenge før leverandøren sender faktura.
Et arrangementsbudsjett blir misvisende hvis det bare sammenlignes med bokførte fakturaer. Lyd, vakthold, transport og ekstra bemanning kan være bestilt uten at noe er bokført. En bestillingsoversikt viser disse forpliktelsene og hindrer at samme kostnad både står som faktura og som «gjenstående» i prognosen.
Følg hver leverandørbestilling fra tilbud til sluttfaktura. Bruk samme prosjekt og bestillingsreferanse i produksjonsplanen, leverandørdialogen og regnskapsgrunnlaget. Det gjør det enklere å oppdage endringer mens det fortsatt går an å velge en annen leveranse.
Fire statuser med forskjellig betydning
| Status | Hva beløpet forteller |
|---|---|
| Tilbud mottatt | En mulig kostnad, med prisforutsetninger og gyldighet |
| Bestilt | En forpliktelse dere har akseptert |
| Levert | Arbeidet eller utstyret er mottatt og kan kontrolleres |
| Fakturert | Leverandøren har krevd betaling; beløpet sammenlignes med bestilling og leveranse |
Et budsjettanslag er ikke en bestilling. En bestilling er heller ikke bevis på at hele leveransen er mottatt. Behold statusene selv om dere bruker ett enkelt ark; farge alene er lett å misforstå når en annen person overtar.
Registrer mer enn leverandørens navn
En nyttig rad inneholder prosjekt, bestillingsreferanse, leverandør, beskrivelse, avtalt prisgrunnlag, godkjenner og forventet fakturadato. Ta også med leveringsvindu og hva som kan utløse tillegg, for eksempel ventetid eller en lengre leieperiode.
Har leverandøren gitt en timepris, registrer både sats og antatt mengde. «Tekniker 900 kr» sier lite om forventet sluttkostnad. «To teknikere, åtte timer hver, 900 kr per time» gir et kontrollerbart anslag på 14 400 kr, før eventuelle andre avtalte poster. Beløpene her er fiktive tilbudstall, ikke anbefalte lønnssatser.
Eksempel: prognosen før fakturaen kommer
Et fiktivt prosjekt har 200 000 kr i kostnadsbudsjett. Regnskapet viser foreløpig 95 000 kr. Produksjonsleder har i tillegg bestilt leveranser for 70 000 kr som ikke er fakturert, og anslår 20 000 kr i arbeid som ennå ikke er bestilt.
| Del av prognosen | Beløp |
|---|---|
| Bokførte kostnader | 95 000 kr |
| Bestilt, ikke fakturert | 70 000 kr |
| Gjenstående ubestilt arbeid | 20 000 kr |
| Forventet sluttkostnad | 185 000 kr |
| Rom mot budsjettet | 15 000 kr |
En ny leveranse til 25 000 kr øker prognosen til 210 000 kr hvis den kommer i tillegg. Hvis den erstatter en allerede bestilt leveranse på 18 000 kr, er netto økning 7 000 kr og prognosen 192 000 kr. Forskjellen må avklares før bestillingen bekreftes.
Når en faktura på 30 000 kr fra de åpne bestillingene blir bokført, flyttes beløpet ut av «bestilt, ikke fakturert». Sluttprognosen øker ikke med 30 000 kr en gang til. Det er en overgang mellom to statuser, ikke en ny kostnad.
Gi bestillerne en tydelig fullmakt
Bestem hvem som kan bestille hva, og hvem som må godkjenne overskridelser. Kunden kan ha én godkjenner for tilleggspris, mens produksjonsfirmaet har en annen for leverandørbestillingen. Begge beslutningene må være synlige når ekstraarbeid både gir en kostnad og en mulig salgsinntekt.
Produksjonsendringer tar for seg dette videre. En leverandør bør få én bekreftet bestilling; mange meldinger fra forskjellige prosjektmedarbeidere gjør det vanskelig å vite hva som faktisk er akseptert.
Kontroller fakturaen mens teamet husker leveransen
Sammenlign pris, mengde og tillegg med det som er bestilt og mottatt. Be produksjonsleder forklare avvik før fakturaen godkjennes. Har en del av leveransen uteblitt, dokumenter det og følg opp med leverandøren i stedet for å redusere beløpet vilkårlig i en intern oversikt.
Lukk bestillingen når sluttbeløpet er kontrollert. Ta åpne krav og mulige tillegg med til prosjektavslutningen. PAGU kan sette opp bestillingsoversikt, godkjenning og rapportering som del av produksjons- og arenahjelpen.