Godkjenning av ekstraarbeid i produksjon
En endring er først styrbar når omfang, prisgrunnlag og godkjenner er kjent.
En beskjed om en ekstra mikrofon kan bli en ny tekniker, mer tid og en ekstra utstyrsleveranse. Registrer hele konsekvensen før bestilling, ikke bare varen kunden nevnte. På dagen kan dere trenge en rask godkjenning, men den trenger fortsatt et tydelig innhold.
Én endring, flere spor
| Spor | Hva dere oppdaterer |
|---|---|
| Leveranse | Hva som tilføyes, tas bort eller flyttes |
| Kostnad | Leverandør, egne timer, leie og andre følgekostnader |
| Kunde | Hva kunden skal godkjenne og eventuelt betale |
| Prognose | Ny forventet sluttkostnad og margin |
| Dokumentasjon | Bestiller, godkjenner, tidspunkt og referanse |
Skill et ønske som skal prises fra et godkjent tillegg. Lag gjerne statusene foreslått, priset, godkjent, bestilt og levert. En utgått forespørsel skal ikke bli med i fakturagrunnlaget.
Eksempel: ekstra skjerm koster mer enn leien
En tenkt produksjon vurderer en ekstra skjerm. Leien er 3 500 kr, transporten 1 000 kr og fire ekstra teknikertimer koster internt 2 800 kr. Samlet forventet merkostnad er 7 300 kr på samme avgiftsgrunnlag. Dersom tillegget selges for 9 000 kr, er forventet bidrag 1 700 kr før andre kostnader.
Hvis tilbudet bare dekker skjermleien på 3 500 kr, er resten ikke borte. Den opprinnelige produksjonsmarginen bærer 3 800 kr ekstra kostnad. Vis derfor kunden både leveransen, prisen og eventuelle forutsetninger om tilgang og varighet.
Hvem kan bestille på arrangementsdagen?
Avtal en navngitt bestiller og en beløps-/omfangsgrense med kunden. Produksjonsleder må vite hva som kan avklares direkte og hva som krever nytt tilbud. En frivillig ved døren eller en tekniker fra en annen leverandør kan ha et praktisk behov uten å ha rett til å utvide kundens oppdrag.
Ved en tidskritisk endring: noter ønsket, konsekvensen og hvem som besluttet. Send en kort skriftlig bekreftelse så raskt situasjonen tillater det. Dette er en administrativ rutine; nødvendige sikkerhetsavgjørelser må tas av ansvarlig fagperson, uavhengig av faktureringssporet.
Når kunden bestrider tillegget
Behold kostnaden i prognosen selv om kunden foreløpig ikke vil betale. Marker salgsbeløpet som omtvistet i oppfølgingen og sett en ansvarlig for avklaring. Ikke gjør prosjektet lønnsomt på papiret ved å føre usikre tillegg som om de var ferdig avklart.
Sammenlign produksjonskalkylen med godkjente endringer før prosjektet avsluttes. For kundeprosjekter må arrangøravtalen støtte samme rutine.