Kassesalg og oppgjør på arrangementer
Skanning av en forhåndsbetalt billett er adgangskontroll. Den skal ikke automatisk bli et nytt salg.
Avklar hvilke varer og tjenester dere faktisk selger på stedet, hvem som er selger og hvor betalingen registreres. En arena kan ha eget dørsalg, en selvstendig serveringsleverandør og en ekstern arrangørs nettbilletter samme kveld. Tre betalingspunkter betyr ikke nødvendigvis samme virksomhets omsetning.
Dokumentasjon før dørene åpner
Kortbetaling ved levering kan være kontantsalg selv om dere ikke bruker sedler. Skatteetatens spørsmål og svar om kassasystemer forklarer hovedregelen om krav til egnet kassasystem. Unntak må vurderes konkret; en mobil kortterminal eller Vipps-kvittering erstatter ikke automatisk salgsdokumentasjonen.
Kartlegg nett-/forhåndssalg og stedlig salg separat med regnskapsfører. Betalingsmåten alene avgjør ikke hele bokføringsmodellen.
Eksempel: nettbillett og dørsalg
Et fiktivt arrangement har 100 forhåndsbetalte billetter à 500 kr, samlet 50 000 kr. På stedet selges ti nye billetter à 600 kr, samlet 6 000 kr. At 100 nettbilletter skannes, skal ikke føre til ytterligere 50 000 kr i kassesalg. Samlet kundebetaling for billettene er 56 000 kr før refusjoner og eventuell avgiftsfordeling.
| Hendelse | Kontroll |
|---|---|
| Forhåndsbillett skannes | Registrer adgang, behold opprinnelig betalingsreferanse |
| Ny billett kjøpes ved døren | Registrer nytt salg og koble billett/adgang |
| Billett er ugyldig | Send til avklart unntaksrutine, ikke improvisert nytt salg |
| Terminalrapport viser avvik | Skill betalingsfeil fra feil i salgsregistreringen |
Bruk egne rutiner for en gjest som både har betalt på nett og senere betaler en gang til ved døren. En eventuell tilbakebetaling skal knyttes til riktig originaltransaksjon.
Salg av tilvalg og andres varer
Middag, garderobe og merchandise kan ha forskjellige selgere, priser og avgiftsbehandling. Avklar oppgjørsavtalene før felles betalingspunkter brukes. En terminalutbetaling til arenaen er ikke i seg selv dokumentasjon på arenaens egen salgsinntekt.
Ved betalingsarmbånd eller bonger må innbetalt saldo, faktisk bruk og ubrukt beløp kunne forklares separat. Forbrukerrådet omtaler rettigheter ved betalingsarmbånd og bonger. Fastsett og vurder vilkårene før lansering; ikke inntektsfør ubrukt saldo automatisk uten en avklart modell.
Dagens kontroll og videre oppgjør
Sammenlign salgsrapport, betalingsrapporter, eventuelle kontanter, korreksjoner og bankoppgjør. Gebyrer skal kunne skilles fra salg, og betalinger som ikke er utbetalt ennå, skal fortsatt være synlige. Kortbetaling og bilag forklarer dette videre.
PAGU hjelper med krav, valg og oppsett av kasse- og betalingsløsning for arrangementet. Bruk arenaoppgjøret når inntekter skal avregnes med en ekstern arrangør.