Oppgjør mellom arena og arrangør
Samme billettsalg kan gi svært ulikt oppgjør. Det er avtalen som bestemmer beregningsgrunnlaget.
Begynn oppgjøret med partene: Hvem solgte billetten, hvem mottok betalingen og hvem leverte lokalet? Et beløp inn på arenaens bankkonto viser ikke alene hvem som har inntekten. Avklar kontrakts- og bokføringsmodellen før en prosent settes inn i rapporten.
Skriv beregningsgrunnlaget i avtalen
Omsetningsandel kan bygge på salg før eller etter avtalte fradrag. Angi håndtering av avgift, billettgebyrer, refusjoner, rabatter og fribilletter. Teknikk, renhold og overtid kan inngå eller komme i tillegg. Uttrykk som «netto billettsalg» er for upresise uten en forklaring.
Eksempel: tre ulike leiemodeller
Alle beløp er fiktive og på et felles avklart avgiftsgrunnlag. Avtalt salgsbase etter refusjoner er 200 000 kr. Arenaens direkte kostnader er 18 000 kr. Minstebeløpene under er alternative avtaler, ikke tillegg til hverandre.
| Modell | Arenaens grunnoppgjør | Bidrag etter direkte kostnad |
|---|---|---|
| Fast leie 35 000 kr | 35 000 kr | 17 000 kr |
| 20 % av avtalt base | 40 000 kr | 22 000 kr |
| Høyeste av 30 000 kr og 15 % | 30 000 kr | 12 000 kr |
| 30 000 kr pluss 15 % | 60 000 kr | 42 000 kr |
Den siste raden er en helt annen avtale enn et minstebeløp. Kontroller ordene før dere sammenligner priser. Eksemplet ser bort fra faste huskostnader og eventuelle andre kostnader.
Vis tillegg og mottatte penger separat
Anta at partene har avtalt fast leie på 35 000 kr, ekstra teknikk på 6 000 kr og at arrangøren allerede har betalt 10 000 kr. Oppgjørsoversikten viser samlet avtalt leveranse 41 000 kr og innbetalt 10 000 kr; gjenstående betaling er 31 000 kr, forutsatt at grunnlag og dokumentasjon er korrekt avklart.
Ikke trekk forskuddet fra salgsinntekten som en rabatt. Det er en allerede mottatt betaling. Forskudd og sluttoppgjør forklarer koblingen til dokumentene.
Når arenaen samler inn billettpengene
Dersom arenaen mottar penger på vegne av arrangøren, må oppgjøret kunne forklare skyldig beløp til arrangøren og eventuelle avtalte motregninger. Bruk et eget grunnlag per produksjon, ikke en løs bankoverføring med teksten «resten». Regnskapsfører må avklare hva som er arenaens eget salg og hva som er avregning av andres penger.
Be om dokumentasjon for salg, refusjoner og gebyrer fra samme periode og hendelsesgrunnlag. Hvis en refusjon ennå behandles, vis den åpent og bestem om oppgjøret er foreløpig eller endelig.
Godkjenning og etterkontroll
La begge parter kontrollere salgsbase, avtalemodell, tillegg og betalinger. Hold uenighet om én teknikerfaktura synlig i stedet for å endre prosentgrunnlaget for å få sluttsummen til å passe.