Utstillerordre og økonomi på messer
En utstiller bestiller mer enn gulvplass. Tilvalg og frister må følge samme ordre.
Gi hver utstiller en stabil ordre med kjøper, standreferanse, avtalte leveranser og versjon. Standnummeret kan endres uten at kunden eller økonomihistorikken endres. Bruk derfor ikke plasseringen alene som nøkkel mellom tegning, bestilling og faktura.
Fra plassønske til bekreftet ordre
En forespørsel om en hjørnestand er ikke det samme som et bekreftet kjøp. Bestem når plassen holdes av, hvor lenge tilbudet varer og hvem som kan bekrefte det. Når standen er solgt, må den ikke fortsatt ligge som ledig hos en annen selger.
| Ordredel | Kontroll før levering |
|---|---|
| Standplass | Avtalt areal, plassering og tilgangstid |
| Strøm og teknikk | Bestilt kapasitet og ansvarlig leverandør |
| Møbler og utstyr | Antall, levering og eventuell retur |
| Utstillerpass | Hvem de gir adgang til og om servering inngår |
| Profilering | Filfrist, format og godkjent korrektur |
Oppføring av stands eller teknisk installasjon er separate faglige leveranser. Denne rutinen handler om bestilling, kostnad og dokumentasjon, ikke hvordan installasjonen utføres.
Eksempel: etterbestilling og flyttet stand
En fiktiv utstiller bestiller stand til 24 000 kr, møbler til 3 000 kr og teknikk til 2 000 kr, samlet 29 000 kr på samme avgiftsgrunnlag. En etterbestilling på 1 500 kr løfter ordren til 30 500 kr. Senere flyttes kunden til et nytt standnummer med samme avtalte innhold.
Registrer tillegget med bestiller og dato. Flytt standreferansen i leveranseplanen, men behold ordre-ID og de opprinnelige dokumentene. En ny standplass skal ikke utløse et nytt salg på 30 500 kr i tillegg til det gamle.
Frister har en økonomisk funksjon
En filfrist kan styre trykkekostnader, mens møbelfristen kan styre en bindende leverandørbestilling. Skriv hva som skjer ved sen bestilling og avbestilling. Ikke lov full tilbakebetaling av et tilvalg bare fordi arrangementsdagen ligger langt frem i tid; sjekk avtalen og hva dere selv allerede har bestilt.
Før endelig leverandørordre tas ut, sammenlign bekreftede utstillerordrer med antall som bestilles. Hold husets reserve og egne fellesområder adskilt fra kundenes tillegg. Etter levering dokumenterer ansvarlig mangler og erstatninger, slik at fakturagrunnlaget viser faktisk avtalt leveranse.
Avstem etter messen
Summer stand, tilvalg og korreksjoner per ordre, og sammenlign med salgsdokumentene. Kontroller også leverandørkostnadene; ekstra strøm som er fakturert inn, men aldri videreavklart med kunden, er et avvik med en eier.
Les om sponsorplasser og standpass og produksjonsendringer. Konferanse- og messeflyten samler neste steg.
Eksempel: tre ordrer ved sluttoppgjøret
Behold opprinnelig ordre, godkjente endringer og innbetalinger hver for seg. I dette fiktive eksemplet er de tre leveransene gjennomført, og prisgrunnlag og avgiftsbehandling er avklart. Beløpene i betalingsoversikten er på samme grunnlag som de avtalte totalsummene.
| Ordre | Før endring | Godkjent endring | Ny avtalt sum | Mottatt betaling | Gjenstår |
|---|---|---|---|---|---|
| U-101 | 30 500 kr | −1 500 kr | 29 000 kr | 15 000 kr | 14 000 kr |
| U-102 | 24 000 kr | 0 kr | 24 000 kr | 24 000 kr | 0 kr |
| U-103 | 18 000 kr | +2 000 kr | 20 000 kr | 8 000 kr | 12 000 kr |
| Sum | 72 500 kr | +500 kr | 73 000 kr | 47 000 kr | 26 000 kr |
For U-101 er et tilvalg på 1 500 kr tatt ut etter avtale. U-103 har fått et godkjent tillegg på 2 000 kr. De 47 000 kronene som allerede er betalt, reduserer restbetalingen, ikke avtalt salgsverdi. Oppgjøret skal derfor ikke vise 26 000 kr som hele messens salg til disse tre utstillerne.
Knytt hver korreksjon til dokumentet den endrer. Altinns fakturaveiledning forklarer hvordan en kreditnota korrigerer en tidligere faktura. En endring i ordreskjemaet alene endrer ikke fakturaen som kunden allerede har fått.
Når levering og kundens godkjenning ikke stemmer
Et tilvalg kan være bestilt, men ikke levert. Registrer hva som mangler, når saken ble meldt og hvem som følger opp leverandøren og utstilleren. Avklar løsningen med kunden og ta prisendringen inn i samme ordre. Hold et mulig krav mot underleverandøren adskilt fra det avtalte prisavslaget til utstilleren; de blir ikke nødvendigvis like store.
Hvis leverandøren krever 800 kr for et uavklart tillegg, skal kostnaden fortsatt være synlig i prognosen. Den er ikke automatisk en godkjent salgsinntekt fra utstilleren. Økonomiansvarlig trenger både dokumentasjonen for kostnaden og status på kundens bestilling før sluttoppgjøret behandles.
Fra ordreoversikt til neste messes budsjett
Sammenlign bidraget fra standtyper og tilvalg, ikke bare total omsetning. Skill kostnad ved å levere hver stand fra fellesrigg og markedsføring. Messebudsjettet viser hvorfor samme antall utstillere kan gi forskjellige resultater, og prosjektavslutningen samler det som gjenstår.