Reise og utlegg i arrangementsproduksjon
En reise kan berøre tre avtaler: virksomhetens, den reisendes og kundens.
Avklar hvem som bestiller og betaler reisen før teamet drar. Hvis virksomheten bestiller hotell direkte, skal ikke den samme hotellkostnaden også refunderes som privat utlegg. Prosjektkostnad og utbetaling til den reisende er to forskjellige kontroller.
Velg riktig oppgjørsspor
| Situasjon | Praktisk oppfølging |
|---|---|
| Ansatt legger ut | Reiseregning/utleggsgrunnlag og godkjenning til arbeidsgiver |
| Virksomheten betaler direkte | Leverandørbilag og riktig prosjekt |
| Underleverandør reiser | Behandles etter leverandøravtalen og dokumentasjonen |
| Kunden skal dekke reisen | Eget avtale- og fakturagrunnlag; ikke automatisk samme beløp/behandling |
En avtale om at kunden dekker reise, avgjør ikke alene hvordan utbetalingen til den ansatte skal behandles. Omvendt viser en godkjent reiseregning ikke automatisk at kunden har akseptert viderebelastningen.
Kravgrunnlag før innsending
Altinns veiledning om reiseregning beskriver blant annet person, tidspunkt, formål og arrangement, samt tilleggskrav ved enkelte godtgjørelser. Ved refusjon må kostnadene normalt dokumenteres med kvitteringer. Bruk gjeldende regler og satser når lønnsansvarlig vurderer oppgjøret; et gammelt internt reisebudsjett er ikke en skattefri sats.
For produksjonen er det også nyttig med prosjekt-ID, godkjenner og markering av hva virksomheten allerede har betalt. Send ikke personlige reisedetaljer til flere roller enn nødvendig.
Eksempel: hotell er allerede betalt
Et fiktivt teammedlem leverer 3 200 kr i krav: hotell 2 400 kr, tog 600 kr og lokaltransport 200 kr. Hotellet er allerede betalt direkte av virksomheten. Forutsatt at de øvrige utleggene godkjennes og dokumenteres, er ny refusjon 800 kr, mens prosjektet fortsatt har 3 200 kr i samlet reisekostnad.
Hvis kunden bare har avtalt et tak på 3 000 kr, må de resterende 200 kronene avklares. Det er ingen grunn til å slette dem fra kostnadsbildet. Kunden kan betale noe annet enn virksomhetens samlede faktiske reiseutgift.
Når flere produksjoner deler turen
Dokumenter en rimelig fordelingsmetode, for eksempel hvilke reiseetapper som gjelder hvilket oppdrag. En felles turnéreise skal ikke belastes fullt på hvert enkelt prosjekt. Behold totalbilaget og forklar fordelingen, slik at summen kan avstemmes.
Ved utenlandsreise må valuta, kostnader og eventuell viderebelastning kunne dokumenteres. Skatte- og avgiftsmessig behandling vurderes særskilt; en utenlandsk kvittering kan ikke bare behandles som en norsk faktura med norsk MVA.
Følg manglende bilag til de er avklart før prosjektavslutning. Se timelister og lønn for godkjenninger rundt det samme produksjonsteamet.