Timelister og lønnsgrunnlag for arrangementer
Arbeidsplanen viser hva dere tenkte å gjøre. Tidsregistreringen viser hva som faktisk skjedde.
Lås ikke lønnsgrunnlaget til den opprinnelige produksjonsplanen. Sen nedrigg, endret tilgang eller et ekstraskift kan gi en annen faktisk tidsbruk. Arbeidsgiver må ha en skriftlig, oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid; Arbeidstilsynet forklarer kravene til registreringen.
Avklar hvilken type betaling som gjelder
Et ord som «crew» sier ikke om personen er ansatt, frilanser eller leverandør. Altinns skille mellom frilanser og næringsdrivende viser at frilanser i regelverkets betydning kan motta lønn uten å være næringsdrivende. Faktiske forhold må vurderes før oppsett av rapportering og oppgjør.
Denne vurderingen skal ikke tas av den som tilfeldigvis oppretter et kort i produksjonsverktøyet. Lønnsansvarlig må også kjenne avtalte tillegg og relevante arbeidsvilkår. Ikke anta at et navn på en faktura løser et reelt arbeidsforhold.
Et grunnlag økonomi kan kontrollere
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Person og riktig rolle | Riktig mottaker og oppgjørsform |
| Dato, start, slutt og pauser | Faktisk arbeidstid med nødvendig detalj |
| Produksjonsreferanse | Kostnaden til riktig prosjekt |
| Endret oppgave eller tid | Forklaring på avvik fra planen |
| Godkjenner og tidspunkt | Hva som er kontrollert før lønnskjøring |
Produksjonsleder trenger å kunne kontrollere oppgaven og tidsbruken. Bank- og skatteopplysninger må håndteres i en egnet lønnsprosess med begrenset tilgang, ikke i en oversikt som deles med hele festivalteamet.
Eksempel: faktisk tid blir høyere enn planlagt
Fire personer var planlagt med ti timer hver, samlet 40 timer. To jobbet tolv timer og to jobbet ti, samlet 44 timer. Ved en fiktiv intern total timekostnad på 600 kr er kostnadsanslaget 26 400 kr i stedet for 24 000 kr. Dette er en prosjektkalkyle, ikke et forslag til lønnssats eller beregning av overtid.
Registrer faktisk tidsbruk selv om kundetillegget er omtvistet. Lønnens dokumentasjon og kundens godkjenning av en ekstraregning er forskjellige spor. Endringsloggen må vise hvorfor produksjonskostnaden økte.
Før lønnskjøring og etter rettelser
Sett en frist for innlevering og en person som følger opp manglende grunnlag. Avklar ufullstendige registreringer før de behandles; ikke erstatt ukjent faktisk tid med planlagt tid uten kontroll. Dersom en rettelse kommer etter kjøring, behold koblingen til originalregistreringen og la lønnsansvarlig vurdere korrekt oppfølging.
Avstem godkjent grunnlag mot lønnens prosjektkostnader. Knytt reise og utlegg til samme produksjon, og gi månedsavslutningen beskjed om det som gjenstår.