Arenakalender med opsjoner, rigg og flere rom
En ledig sal i programmet er ikke alltid en sal dere kan selge.
Del kalenderen i forespurt, tidsavgrenset opsjon og bekreftet leveranse. Knytt en ansvarlig og neste beslutningsdato til hver opsjon. Et ubesvart tilbud skal ikke blokkere sesongen uten utløp, men en utløpt opsjon skal heller ikke frigjøres hvis kunden faktisk allerede har bekreftet på en annen kanal.
Legg inn hele tidsrommet
Et arrangement fredag klokken 19 kan bruke rommet fra torsdag morgen til lørdag formiddag. Registrer innlasting, rigg, lydprøve, publikumstid, nedrigg og når salen igjen er salgbar. Bestem hvilke trinn som kan overlappe, med ansvarlig produksjonsfaglig vurdering.
| Ressurs | Hvorfor den kan begrense et nytt salg |
|---|---|
| Sal | Rigg eller renhold selv om publikumstiden er ledig |
| Foajé | Innsjekk eller servering for en annen sal |
| Teknikk | Samme mikser, skjerm eller tekniker lovet to steder |
| Innlasting | Begrenset tilgangsvindu eller kjøretøyplass |
| Personell | Overlappende oppdrag og nødvendig tilgjengelighet |
Eksempel: to kvelder bruker fire saldager
En tenkt storproduksjon leier hovedsalen fredag og lørdag kveld. Innlasting starter torsdag, og nedrigg avsluttes søndag. Grunnleien er 80 000 kr og direkte kostnader 36 000 kr på sammenlignbart grunnlag. Bidraget er 44 000 kr for fire blokkerte saldager, altså 11 000 kr per dag.
To andre arrangementer kunne kanskje gitt et annet bidrag, men bare hvis de faktisk kunne leveres innen ressurs- og tilgangsgrensene. Ikke regn en tapt forespørsel som sikker alternativ inntekt. Bruk sammenligningen til å prissette lange riggvinduer og til å gjøre omfanget tydelig før tilbud.
Opsjoner som konkurrerer
Når en ny kunde ønsker en dato med opsjon, følg den prioriteringsregelen dere har avtalt. Noter hvem som er kontaktet, svarfrist og utfallet. Hold eventuelle alternative datoer som alternativer, ikke som flere bekreftede bookinger for samme kunde.
Tilbudet bør si hva opsjonen gjelder: bare rommet, eller også teknikk og personell? En opsjon på salen er ingen garanti for at en ekstern leverandør senere har kapasitet.
Overlevering til produksjon og økonomi
Ved bekreftelse overføres samme booking-ID til avtale, bemanningsgrunnlag og prosjekt. Endret sluttid må utløse en vurdering av pris og ressurser, ikke bare et nytt klokkeslett. Bruk rutinen for ekstraarbeid og la arenaoppgjøret vise den avtalte endringen.
I sesongrapporten er antall solgte publikumskvelder bare ett mål. Vis også blokkerte dager, bidrag og hva som hindret salg av ledig kapasitet. Arenaøkonomi samler de viktigste kontrollene.