Årsoppgjør for arrangører og produksjonsfirmaer
Årets siste bankutbetaling avslutter ikke prosjektene. Leveransestatus og åpne oppgjør må også med.
Årsoppgjøret blir enklere når hvert arrangement har en kjent status: gjennomført, delvis levert, fremtidig eller avlyst. Ta utgangspunkt i denne oversikten før dere sender siste salgsrapport til regnskapsfører. Da blir det mulig å finne inntekter og kostnader som hører til året, selv om betalingen kom på en annen dato.
Årsregnskap og skattemelding er forskjellige leveranser. Alle aksjeselskaper er regnskapspliktige, mens små enkeltpersonforetak normalt ikke har plikt til å sende inn årsregnskap. Altinn forklarer regnskapsplikten. Selskapsformen avgjør hvilke rapporter som skal leveres; arrangementslisten forklarer tallene bak dem.
Lag en liste over prosjektene som ikke er ferdige
Vis arrangementsdato, hva kunden har kjøpt, hva som er levert og hvilke beløp som gjenstår. Skill mellom en ferdig produksjon med en ubetalt faktura og et kommende arrangement som publikum allerede har betalt for. De kan begge gi en åpen post, men krever forskjellig behandling.
| Post ved årsslutt | Underlag som forklarer den |
|---|---|
| Billetter solgt til et senere arrangement | Salgsrapport, arrangementsdato og oversikt over korreksjoner |
| Kundeoppdrag over årsskiftet | Avtale, leveransestatus og godkjente endringer |
| Ferdig produksjon uten alle fakturaer | Bestillinger, mottatte leveranser og kjente beløp |
| Kreditert, men ikke tilbakebetalt | Kreditnota, originalbetaling og refusjonsstatus |
| Billettoppgjør hos betalingsleverandør | Saldo og rapport som forklarer salg, gebyrer og tilbakehold |
Listen gir regnskapsfører et grunnlag for vurdering. Den operative statusen skal beskrive hva som faktisk har skjedd; ikke endre den for å få et ønsket årsresultat.
Eksempel: tre arrangementer ved årsskiftet
En fiktiv arrangør avslutter året med disse postene:
- Et gjennomført desemberarrangement har 150 000 kr i avklart salgsgrunnlag og 90 000 kr i bokførte kostnader. En levert teknikkjobb på 15 000 kr mangler fortsatt faktura.
- En januarkonferanse har mottatt 80 000 kr fra kunder, men er ikke gjennomført.
- En avlyst produksjon har 12 000 kr i godkjente refusjoner som ennå ikke er utbetalt.
Produksjonsleder kan ikke rapportere 60 000 kr som endelig bidrag fra desemberarrangementet uten å ta med den kjente teknikkostnaden. Med denne kostnaden er anslaget 45 000 kr før felleskostnader, på sammenlignbart avgiftsgrunnlag. De 80 000 kronene fra januarkonferansen og de 12 000 kronene som skal refunderes, må forklares separat. De er ikke ekstra desemberfortjeneste fordi pengene står på konto.
Dette er et arbeidsgrunnlag for årsoppgjøret. Regnskapsfører kontrollerer dokumentasjonen og hvordan postene skal bokføres og skattemessig behandles.
Kontroller utstyr og kostnader som gjelder flere produksjoner
Lyd, lys, skjermer og annet eget utstyr kan brukes i mange oppdrag. Oppdater utstyrsoversikten med kjøp, salg, skade og utstyr som er tatt ut av bruk. Ta med hvor utstyret er, og avklar avvik mellom oversikten og det som faktisk finnes.
En intern utstyrsleie i prosjektkalkylen er ikke en ny leverandørfaktura i virksomhetens regnskap. Vis regnskapsfører hvordan kalkylen er bygget, slik at intern fordeling ikke telles en gang til ved siden av de faktiske utstyrskostnadene. Utstyr og forbruk går gjennom dette skillet.
Ta med lønn og eierhendelser
Finn godkjente timelister, reiseregninger og utlegg som ikke er behandlet. Lønnsansvarlig trenger også rettelser fra tidligere produksjoner. Kontroller at samme grunnlag ikke både er sendt til lønn og lagt inn som en leverandørkostnad i prosjektoversikten.
For et AS kommer selskapets forhold i tillegg til arrangementsdriften. Gi regnskapsfører dokumentasjon på eierendringer, utbytte og lån mellom selskapet og eier når det har skjedd. Et prosjektregnskap alene gir ikke all informasjon som trengs til selskapets årsarbeid.
Avslutt med en restanseliste og innsendingsstatus
Hver uavklart sak bør ha et beløp, en årsak, en ansvarlig og en neste handling. Følg den åpne leverandørposten til dokumentasjonen er mottatt, og refusjonen til betalingen er kontrollert. Behold også kvittering for innsendte oppgaver; en ferdig rapportfil er ikke det samme som en mottatt innsending.
Aiak tilbyr bokføring, lønn, årsoppgjør og skattemelding i sin fastprisleveranse. Gjennom PAGU kan dere få regnskapet satt bort og rapportene tilpasset produksjonene. Bruk månedsavslutningen gjennom året, så færre poster må rekonstrueres etter sesongen.