Månedsavslutning for arrangører og arenaer
En måned kan inneholde ferdige produksjoner, solgte fremtidige arrangementer og uavklarte sluttoppgjør.
Start med en liste over alle aktive prosjekter og deres faktiske leveransestatus. Avklar hvilke som er gjennomført, delvis levert, flyttet eller avlyst. Bankutbetalingene alene kan ikke fortelle hva som hører til månedens resultat.
Regnskapsfører trenger underlag om leveransen for å vurdere riktig periode. Altinn beskriver periodisering som plassering av inntekt og kostnad i perioden de hører til. Opplegget for den konkrete virksomheten må være avklart, særlig ved forskudd og prosjekter over flere perioder.
Kontroller på tvers av prosjektene
| Område | Spørsmålet ved avslutning |
|---|---|
| Salg og forskudd | Hva er levert, og hva gjenstår? |
| Betalingsleverandører | Hvilke salg, refusjoner, gebyrer og tilbakehold forklarer saldoen? |
| Kunde- og leverandørposter | Hva er ubetalt, omtvistet eller mangler dokumentasjon? |
| Crew og reise | Er godkjent grunnlag levert, eller finnes kjente kostnader? |
| Utstyr og forbruk | Finnes uavklarte returer, skade eller beholdningsavvik? |
| Arenaens kalender | Er opsjoner, bekreftet levering og fakturagrunnlag enige? |
Eksempel: bokført kostnad er ikke siste prognose
Et fiktivt gjennomført prosjekt viser 200 000 kr i avklart inntekt og 120 000 kr i bokførte kostnader. Produksjonsleder kjenner ytterligere 25 000 kr i leverandørarbeid og 15 000 kr i godkjent crew-/reisegrunnlag som ikke er ferdig behandlet.
Den operative sluttprognosen er dermed 200 000 − 120 000 − 25 000 − 15 000 = 40 000 kr, ikke de 80 000 kronene som en ufullstendig rapport kan vise. Regnskapsfører vurderer nødvendig periodisering og dokumentasjon; det operative anslaget skal ikke bokføres ukritisk som et tilfeldig rundt beløp.
Årsskiftet trenger ekstra underlag
Ta med fremtidige arrangementer som allerede er betalt, leverte oppdrag som ennå ikke er fakturert, kjente kostnader, åpne reklamasjoner og refusjoner. Beskriv hva dere vet og hvilke beløp som er usikre. Gi ansvarlig regnskapsfører grunnlag for avsetninger, inntektsføring og annen årsavslutning, uten å la en gammel arrangementsstatus bestemme behandlingen.
Avstem også egne utstyrsoversikter og relevante beholdninger. Behold dokumentasjon i korrekt arkiv; Altinns oppbevaringsveiledning viser hvorfor en avsluttet leverandørkonto ikke må være det eneste stedet bilagene finnes.
Eierens rapport bør skille tre spørsmål
Vis resultat hittil, forventet sluttresultat for åpne prosjekter og fremtidig likviditetsbehov. Et godt arrangementsbidrag er ikke et mål på hele virksomhetens overskudd før felleskostnader er tatt med.
Knytt rapporten til prosjektavslutning, periodisering og arenaoppgjør. Med regnskapsoppfølging kan dere få salg, bank og åpne prosjektposter kontrollert hver måned.
Når bidrag og bankbevegelse ikke er like
Et positivt prosjektbidrag kan stå samtidig med et stort ubetalt kundekrav. I sluttkontrollen for kundeprosjektet forklares forskjellen med 60 000 kr utestående fra kunden og 25 000 kr i gjenstående kostnadsbetaling.
Vis åpne poster ved siden av resultatsummen. Planen for flere arrangementer på samme konto gjør deretter oversikten om til betalingsbeslutninger. En intern flytting mellom prosjekter fjerner ikke et samlet finansieringsbehov.