Pris på lokaleleie som dekker arenaens kostnader
En lønnsom kveld er ikke nok hvis resten av året mangler dekning for husleie, ansatte og drift.
Prisen for å leie en sal bør bygge på hele perioden kunden binder kapasiteten, hva arenaen må levere og hvor mye bookingen bidrar til årets faste kostnader. Publikumstiden er bare en del av leveransen. Innlasting, rigg, prøver, nedrigg og klargjøring kan stenge for en annen kunde.
Begynn med bidrag per booking og realistisk salgbart belegg. Da kan dere vurdere pris, rabatter og kalender samlet. En høy døgnpris hjelper lite hvis pakken krever mange ekstra timer eller blokkerer to av sesongens mest etterspurte dager.
Skill tre kostnadsgrupper
| Kostnad | Hvordan den påvirker prisen |
|---|---|
| Direkte kostnad for bookingen | Ekstra teknikere, særskilt renhold, innleie og forbruk trekkes fra kundens pris |
| Faste årskostnader | Husleie, faste lønninger, forsikring og ordinær drift må dekkes av samlet bidrag |
| Investering og vedlikehold | Behovet for utskifting og større vedlikehold må være synlig i årsplanen |
Pass på at samme kostnad ikke telles to ganger. Hvis faste ansatte allerede ligger i årskostnaden, skal en intern timefordeling til en booking forklares som en fordeling. Overtid eller innleid erstatning som bookingen utløser, kan være en tilleggskostnad.
Bruk sammenlignbare beløp etter avklart avgiftsbehandling. En kundes totalpris og en kostnad uten fradragsberettiget avgift kan ikke blandes ukritisk i samme bidragsberegning.
Eksempel: hvor mange bookinger må dere selge?
En fiktiv arena har 1 200 000 kr i faste årskostnader. En standardbooking selges for 25 000 kr og gir 7 000 kr i direkte kostnader. Bidraget er dermed 18 000 kr per booking.
| Beregning | Resultat |
|---|---|
| 1 200 000 / 18 000 | 66,7 bookinger |
| Hele bookinger som minst dekker kostnaden | 67 |
| Bidrag ved 50 bookinger | 900 000 kr |
| Manglende dekning ved 50 bookinger | 300 000 kr |
Nullpunktet på 67 bookinger er et anslag for denne pakken. Det forutsetter at hver booking har samme bidrag og at kostnadene faktisk holder seg som planlagt. Det inkluderer ingen egen overskuddsmargin eller nye investeringer utover det som allerede er tatt med.
Hvis dere realistisk bare kan selge 50 slike bookinger, må bidraget i gjennomsnitt være 24 000 kr for å dekke 1 200 000 kr. Med 7 000 kr i direkte kostnader tilsvarer det en gjennomsnittspris på 31 000 kr. Alternativene kan være flere salg, andre inntekter eller lavere kostnader. Beregningen viser hva som må endres; den beviser ikke at markedet vil betale prisen.
Regn på tid som ikke kan selges til andre
En booking kan gi 18 000 kr i bidrag og binde én dag. En annen kan gi 26 000 kr, men binde tre dager med rigg og nedrigg. Bidrag per bundet dag blir henholdsvis 18 000 og omtrent 8 667 kr.
Det betyr ikke at tredagersbookingen alltid bør avvises. En ellers tom mandag er forskjellig fra en fredag som vanligvis selges. Se på etterspørselen på de faktiske datoene og muligheten for å bruke andre rom samtidig. Arenakalenderen må vise hele perioden før tilbudet sendes.
Gjør pakken forståelig for kunden
Oppgi hvilke timer, rom og tekniske ytelser som inngår. Vis prisgrunnlag for ekstra tid, flere teknikere, renhold og innleid utstyr. Kunden bør kunne velge mellom reelle leveranser, ikke oppdage på sluttfakturaen at nødvendig klargjøring manglet i tilbudet.
For inntektsdeling eller minstebeløp trenger dere i tillegg et avtalt beregningsgrunnlag. Arenaoppgjøret forklarer hvordan billettsalg og arenaens andel holdes fra hverandre.
Vurder en rabatt mot det dere gir fra dere
En rabatt på 3 000 kr reduserer et bidrag på 18 000 kr til 15 000 kr hvis kostnadene er de samme. Dere trenger da 80 slike bookinger for å dekke 1 200 000 kr. En rabatt kan likevel være fornuftig på en ledig dato, særlig hvis kunden bestiller flere arrangementer og reduserer salgsarbeidet. Vis effekten i kalkylen før dere sier ja.
PAGU hjelper med budsjett og lønnsomhetsrapportering. Ta med en vanlig leiepakke, kostnadene rundt den og forventet antall bookinger når dere vil se om prisene bærer arenaen gjennom året.