Booking og økonomi for kulturhus og arrangementsarenaer
En sal er opptatt også mens noen rigger. Avtalen må vise hvem som leverer, selger og betaler.
For en arrangementsarena er kalenderen også en økonomiplan. Hold av hele leveransevinduet, fra innlasting til lokalet er klart for neste kunde. En tilsynelatende ledig ettermiddag kan være bundet av nedrigg.
Tre statuser som bør være forskjellige
- Forespørsel: ingen avtalt reservasjon, men en ansvarlig følger opp.
- Opsjon: tidsavgrenset reservasjon med klart utløp og prioritetsregel.
- Bekreftet booking: avtale, omfang og økonomisk ansvar er godkjent.
Bestem hvem som kan forlenge en opsjon. Når to arrangører vil ha samme dato, må én person eie avgjørelsen og dokumentere den.
Eksempel: det reelle bidraget fra en utleie
En tenkt arena fakturerer 28 000 kr for lokale og grunnpakke. Ekstra tekniker koster 5 000 kr, renhold 3 000 kr og innleid utstyr 4 000 kr. Dekningsbidraget før faste kostnader er 16 000 kr, når tallene er på sammenlignbart avgiftsgrunnlag. Husets egne timer og forbruk må tas med dersom de kommer i tillegg til faste kostnader.
| Avtalepunkt | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Tilgang | Når kan arrangøren laste inn, og når må salen være tømt? |
| Teknikk | Hva inngår, og hvem bestiller endringer? |
| Billettsalg | Hvem er avtalepart overfor publikum? |
| Oppgjør | Fast leie, omsetningsandel eller kombinasjon? |
| Avlysning | Hvem beslutter, og hvordan håndteres allerede bestilte tjenester? |
Avgiftsbehandlingen må vurderes for de konkrete leveransene. Ikke kopier billettens avgiftsoppsett til utleie, servering eller tekniske tjenester.
Ekstern arrangør eller egen produksjon?
Registrer dette før salgsstart. Ved ekstern arrangør må billettpenger som dere eventuelt mottar på vegne av andre, kunne skilles fra arenaens egen inntekt. Ved egen produksjon må hele risikoen og prosjektbudsjettet være synlig. La regnskapsfører avklare bokføringsmodellen.
Se produksjons- og lokaleoppdrag eller bruk prosjektbudsjettet før dere tar kontakt.
Videre arbeid
Se arenakalenderen før neste dato tilbys, og arenaoppgjøret før fakturagrunnlaget sendes. Arenaøkonomi knytter disse oppgavene sammen.