Prosjektbudsjett for arrangement og kulturproduksjon

Start med arrangementet som eget prosjekt. Ta med interne timer og innkjøpte tjenester, og skill det som endrer seg med publikumsantallet fra kostnader dere har uansett.

Regneeksempel: når går produksjonen i balanse?

Alle tall under er fiktive og på samme avgiftsmessige grunnlag. I en virkelig kalkyle må dere bruke salgsinntekt uten eventuell utgående MVA og kostnad etter den fradragsretten virksomheten faktisk har.

Faste kostnader er 108 000 kr. Hver billett bidrar med 500 − 50 = 450 kr. Nullpunktet blir 108 000 / 450 = 240 billetter. Kapasiteten må være minst så stor; ellers kan ikke billettsalget alene dekke planen.

Gratisbilletter gir ingen billettinntekt, men kan utløse variable kostnader og oppta kapasitet. Tidligpris endrer gjennomsnittsinntekten; bruk early-bird-eksemplet før dere bestemmer kvoten.

Beslutningsdato og bundne kostnader

Lag en dato før neste store forpliktelse blir bindende. Sammenlign solgte billetter, realistisk resterende salg og avtalte kostnader. Skill kostnader dere kan unngå ved avlysning fra kostnader som allerede er påløpt. Et allerede brukt markedsføringsbeløp forsvinner ikke fra regnskapet, men bør heller ikke alene styre neste bestilling.

Lag en likviditetslinje ved siden av budsjettet

Plasser forskudd til lokale, leverandørfakturaer, forventede billettoppgjør og mulige refusjoner på dato. Bekreftet salg er ingen garanti for at pengene er disponible. Ta høyde for betalingsleverandørens utbetalingsplan og eventuelle tilbakehold.

Sponsorinntekter og tilskudd legges inn med dokumentert grunnlag og vilkår. Ikke bruk en søknad som er sendt, som om den allerede var innvilget. Bokføring og periodisering avklares med regnskapsfører.

PAGU kan hjelpe med prosjektstruktur og økonomioppfølging. Ta med ett anonymt eksempel når dere beskriver behovet.

Videre arbeid

Ved flere dager og scener viser festivalbudsjettet en annen modell. Legg betalingsdatoene i likviditetsplanen og følg opp siste kostnader i prosjektavslutningen.