Likviditetsplan for arrangementer

Lag en ukevis oversikt frem til de store inn- og utbetalingene er avklart. Bruk tilgjengelig bankbeholdning som start, og skill bekreftede betalinger fra usikre salg. Forventet omsetning er ikke disponibel likviditet.

Skill fire beløp

Solgte billetter, penger mottatt hos betalingsleverandør, oppgjør under behandling og penger på bankkontoen er forskjellige tall. Utbetalingsvilkår eller tilbakehold kan flytte pengene til etter at leverandørene skal betales. Kundemidler dere holder for andre, kan dessuten ikke behandles som fri finansiering av egne prosjekter.

Eksempel: positiv margin, negativ kontantbeholdning

Et fiktivt arrangement har forventet inntekt 300 000 kr og samlede kostnader 240 000 kr på sammenlignbart grunnlag. Driftskalkylen viser 60 000 kr i bidrag. Betalingsplanen viser et annet behov:

Det negative beløpet er et varsel om at planen ikke kan gjennomføres uten en avklart endring. Det er ikke en faktisk tilgjengelig negativ bankkonto. Vis alle kontantbeløp slik de skal betales, inkludert eventuell avgift; ikke bland dem med netto resultatgrunnlag.

Hvilken forpliktelse kan fortsatt endres?

Merk hver utbetaling som allerede betalt, avtalt og bindende, eller mulig å endre. Avklar betalingsplan med leverandøren før forfall; ikke anta at en utsettelse blir akseptert. Et nytt billettsalg skal ikke brukes som sikker løsning på et gap hvis salget fortsatt bare er et mål.

Bruk et nøkternt basisscenario og ett svakere scenario. Hvis et tilskudd eller en sponsoravtale er usikkert, skal dere kunne se hva som skjer uten pengene. Ved støtte med særskilte vilkår må disponeringen følge tilsagnet.

Refusjonsbehov og flere prosjekter

Et avlyst arrangement kan kreve tilbakebetaling mens pengene fortsatt er hos leverandøren, eller etter at forskudd til produksjonen er brukt. Sett opp et eget avlysningsscenario. En beregnet buffer er en intern planforutsetning, ikke en generell lovbestemt sats.

Driver dere flere prosjekter, vis hvilke penger og forpliktelser som tilhører hvert av dem. Knytt rapporten til månedsavslutningen og prosjektbudsjettet.

To arrangementer deler bankkonto

En fiktiv arrangør har 180 000 kr på en felles konto. Det er mer enn fakturaen på 90 000 kr som forfaller for arrangement A. Men pengene skal også dekke arrangement B. Før neste bekreftede innbetaling ser planen slik ut:

For å gjennomføre begge betalingsplanene og beholde den valgte bufferen trengs 30 000 kr mer. Selve betalingene mangler 10 000 kr i dekning; ytterligere 20 000 kr er målet for beløpet som skal stå igjen. Hold disse to behovene adskilt når dere bestemmer tiltak. Den interne prosjektfordelingen forklarer bruken av pengene og er ikke en egen bankkonto.

Flyttes 30 000 kr fra B til A i regnearket, blir ikke det samlede behovet borte. A ser dekket ut, mens B står med et tilsvarende hull. Ledelsen må velge en løsning som også tåler den neste forfallsdatoen: avtalt ny betalingsplan, lavere kostnad, bekreftet finansiering eller en annen gjennomføringsplan.

Oppdater planen med riktig hendelse

Når en leverandørfaktura kommer på en bestilling som allerede lå i betalingsplanen, erstatter dere anslaget med fakturaens beløp og forfall. Dere legger ikke inn begge. Bestillingskontrollen gir referansen som binder postene sammen.

En kreditnota, en kundeinnbetaling og en refusjon påvirker ulike deler av oversikten. En kreditert billett er ikke bekreftet tilbakebetalt før pengene faktisk er sendt.

En reduksjon i forventet tilskudd skal også slå gjennom i planen. Sluttkontrollen for støtte og sponsoravtaler viser et tilfelle der en ventet restutbetaling faller bort, samtidig som en sponsor har betalt for mye. Registrer endringen med dato og avtalegrunnlag, så neste rapport forklarer hvorfor prognosen ble svakere.

PAGU kan sette opp prosjektbudsjett og likviditetsplan med rapporter som viser hvilke forfall og oppgjør som skaper behovet.