Crew og leverandører i arrangementsproduksjon
Planlagte timer er et anslag. Godkjente timer og avtalte leveranser er økonomigrunnlaget.
En produksjonsplan bør vise rolle, tidspunkt, sted og ansvarlig. Kostnadsoversikten må i tillegg vise avtalt prisgrunnlag, hvem som bestilte og hvem som kan godkjenne endringer.
Fra plan til godkjent underlag
| Trinn | Dokumenter |
|---|---|
| Bestilling | Leveranse, prisgrunnlag og produksjons-ID |
| Plan | Avtalt tidsrom, rolle og kontaktansvarlig |
| Endring | Hvem ba om ekstraarbeid, hva ble godkjent og når? |
| Gjennomført | Faktiske timer eller bekreftet leveranse |
| Avslutning | Godkjent grunnlag til riktig prosjekt og mottaker |
En artistavtale, et ansettelsesforhold og et innkjøp fra et produksjonsselskap har forskjellige krav. Regnskapsfører og relevant fagperson må avklare lønn, honorar og rapportering; ikke la valget av felt i et verktøy bestemme behandlingen.
Eksempel: seks ekstra teknikertimer
En leverandør er bestilt for 20 timer à 900 kr, totalt 18 000 kr. Kunden ønsker seks ekstra timer, altså 5 400 kr på samme prisgrunnlag. Hvis bare arbeidsplanen endres, står budsjettet fortsatt med 18 000 kr. Registrer godkjenningen og oppdater forventet kostnad til 23 400 kr før fakturaen kommer.
For ansatte kan virksomhetens totale kostnad omfatte mer enn avtalt timelønn. Lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og andre relevante kostnader må håndteres i riktig oppsett, ikke som en løs leverandørpris.
Gi hver rolle det den trenger
Crew trenger plan og arbeidsbeskjed. Godkjenner trenger bestilling og avvik. Regnskapsfører trenger dokumentert økonomigrunnlag. Deltakerlister og private personalopplysninger skal ikke følge alle disse oversiktene.
Se folk og utstyr for hele arbeidsflyten. Vil dere sette bort oppsettet eller oppfølgingen, kan PAGU hjelpe med produksjonssystemet og regnskap og lønn.
Videre arbeid
For faktisk tid og oppgjørsform, bruk timelister og lønn. Et priset kundeønske må videre gjennom endringsrutinen, mens produksjonskalkylen viser marginen.