Festivalbudsjett fra sceneplan til etterkalkyle
En festival må tåle både budsjettet for hele arrangementet og kapasiteten på hver dag.
Et festivalpass er ett kjøp, men kan bruke kapasitet flere dager. Samtidig kan en felles rigg være kjøpt én gang og brukt av flere scener. Et godt oppsett skiller salgsprodukt, gjennomføringsdag og kostnadsområde uten å telle samme inntekt eller kostnad flere ganger.
Bygg budsjettet rundt beslutningene
Sett avtalte honorarer og sceneleveranser på riktig scene eller produksjon. Legg felles kostnader som inngang, fellesområde og sentral administrasjon separat. En eventuell fordeling av felleskostnader må vise nøkkelen; ikke konter et vilkårlig likt beløp per scene og kall det faktisk forbruk.
| Budsjettlag | Typisk oppgave |
|---|---|
| Hele festivalen | Salgsscenario, felles forpliktelser og samlet likviditet |
| Scene eller programdel | Honorar, teknikk, bemanning og direkte leveranser |
| Dag | Publikumskapasitet, servering og dagsavhengig drift |
| Avtale | Hvem som har godkjent pris og eventuelle endringer |
Regneeksempel: pass teller på begge dager
En fiktiv todagersfestival har kapasitet til 1 200 gjester per dag. Det selges 700 festivalpass à 1 000 kr, 300 dagspass fredag à 650 kr og 400 lørdag à 650 kr. Salget er 700 000 + 195 000 + 260 000 = 1 155 000 kr i kundebetaling før eventuell avgiftsfordeling, gebyrer og refusjoner.
Fredag kan 1 000 av de kjøpte adgangene brukes; lørdag 1 100. Det er ikke 2 100 unike kunder eller 2 100 festivalpass. Legg også inn sponsor-, gjeste- og arbeidsadganger etter den kapasiteten de faktisk bruker.
Til en ren driftskalkyle bruker dere inntekt uten eventuell utgående avgift og kostnad etter relevant fradragsrett. Hvis sammenlignbar inntekt i et annet budsjettscenario er 1 000 000 kr og direkte pluss felles kostnader er 920 000 kr, er marginen 80 000 kr. En ufinansiert ekstra produksjon til 95 000 kr endrer den til −15 000 kr. Det er denne effekten neste bestiller må se.
Finansiering er ikke bare billettsalg
Et tilsagn om støtte, en sponsoravtale og billettinntekt har forskjellige vilkår og tidspunkt. Følg tilskudd og sponsorleveranser i egne spor. En usignert sponsoravtale eller ubesvart søknad hører hjemme i et usikkert scenario.
Legg betalingsdatoer i likviditetsplanen. Et godt resultat på festivalnivå hjelper ikke hvis et tilbakeholdt billettoppgjør skal finansiere et artistforskudd som allerede forfaller.
Lukk produksjonen i to steg
Lag først et foreløpig resultat med kjente gjenstående kostnader. Etterkontroller leverandøravtaler, crewgrunnlag, utlegg og refusjoner før endelig etterkalkyle. Prosjektavslutningen viser hvorfor en festival ikke er økonomisk avsluttet på siste spilledag.
Bestillingskontroll gir en mer oppdatert prognose under produksjonen. Etter sesongen gir årsoppgjørsguiden oversikt over det som skal videre til regnskapsfører.
Når planen endres etter salgsstart
Et svakere tilskuddsgrunnlag eller en redusert sponsorleveranse kan endre finansieringen selv om billettsalget holder budsjettet. Sluttkontrollen for tilskudd og sponsorer viser hvilke beløp som skal oppdateres.
Hvis en hel dag avlyses, trengs også avlysnings- og finansieringsplanen. Kontroller likviditeten før resterende prosjektmidler brukes til en annen produksjon.