Tilskudd og sponsorleveranser i kulturprosjekter
Kontroller støttevilkår, leverte sponsorfordeler og betalinger før prosjektet avsluttes.
Ta vare på tilsagn, avtaler og godkjente endringer før beløpet tas inn i oppfølgingen. Merk finansiering som omsøkt, innvilget, avtalt, fakturert eller mottatt etter det den faktisk er. En søknad eller muntlig interesse er ikke en sikker innbetaling.
To forskjellige forhold
Et tilskudd kan kreve at bestemte kostnader dokumenteres eller at penger tilbakebetales dersom vilkår ikke oppfylles. En sponsor kan kjøpe profilering, stand og deltakerplasser. Regnskaps- og avgiftsbehandlingen må vurderes ut fra vilkår og leveranse, ikke bare overskriften på avtalen.
| Grunnlag | Hva produksjonen bør følge |
|---|---|
| Søknad | Beløp, scenario og når beslutningen ventes |
| Tilskuddstilsagn | Vilkår, prosjekt, periode, utbetaling og rapportfrist |
| Sponsoravtale | Konkret motytelse, pris og leveransefrister |
| Mottatte penger | Hvilken avtale og hvilke forpliktelser de gjelder |
Eksempel: ett budsjett, ulike sikkerhetsnivåer
Et fiktivt kulturprosjekt har 300 000 kr i planlagte kostnader. Det finnes et skriftlig tilsagn på 100 000 kr med rapporteringsvilkår, en signert sponsoravtale på 60 000 kr og en søknad om ytterligere 80 000 kr uten svar. Resten skal dekkes av billettsalg.
Basisscenarioet kan ikke behandle alle 240 000 kronene som sikre. Vis 160 000 kr i dokumentert tilsagn/avtale med sine vilkår og 80 000 kr som usikkert tillegg. Kontantplanen må i tillegg vise når de 160 000 kronene faktisk ventes inn; avtalt finansiering og penger på konto er fortsatt ulike ting.
Rapporterbare kostnader trenger et eget spor
Knytt bilag og dokumenterte fordelinger til prosjektet og den aktuelle rapporteringen. Ikke send samme kostnad inn som om den var fullfinansiert av flere ordninger dersom vilkårene ikke tillater det. Les hvert enkelt tilsagn; det finnes ikke én universell godkjent fordelingsnøkkel for alle tilskudd.
Hvis en felles teknikkostnad på 50 000 kr etter en begrunnet metode fordeles 30 000 kr til ett delprosjekt og 20 000 kr til et annet, skal grunnlaget vise at totalen fortsatt er 50 000 kr. Behold metode og godkjenning, slik at rapporten kan etterprøves.
Sponsorens motytelser må også bli levert
Lag en leveranseliste for logo, stand, omtale og plasser. Registrer hva som er levert og hvilke endringer sponsoren har akseptert. Et pengebeløp som er mottatt, er ikke dokumentasjon på at hele avtalen er oppfylt. Sponsorplasser må samtidig passe kapasiteten i arrangementet.
Ved flytting eller avlysning må både støttegiverens og sponsorens vilkår gjennomgås. Gi produksjonsleder og den som rapporterer til støttegiver samme oppdaterte grunnlag.
Sluttkontroll når kostnad og leveranse endres
Et fiktivt tilsagn har en øvre ramme på 100 000 kr. I akkurat denne avtalen beregnes endelig støtte som halvparten av godkjent kostnadsgrunnlag, begrenset til rammen. Budsjettet hadde 200 000 kr i slikt grunnlag. Ved sluttkontroll er prosjektets samlede kostnad 280 000 kr, men bare 160 000 kr kan inngå etter de avtalte vilkårene.
| Kontroll | Beløp |
|---|---|
| Samlede prosjektkostnader | 280 000 kr |
| Kostnader som ikke inngår i dette støttegrunnlaget | −120 000 kr |
| Kontrollert grunnlag etter den fiktive avtalen | 160 000 kr |
| Halvparten, innenfor rammen på 100 000 kr | 80 000 kr |
| Allerede mottatt støtte | 80 000 kr |
| Gjenstående støtte etter kontrollen | 0 kr |
De 20 000 kronene som opprinnelig var ventet som restutbetaling, faller bort i dette eksemplet. De 120 000 kronene som er utenfor grunnlaget, er fortsatt prosjektkostnader. De skal ikke slettes fra regnskapet for å få rapporteringen til å passe. Hvis hele rammen på 100 000 kr allerede var utbetalt, ville samme avtalte beregning i stedet gi 20 000 kr å avklare for tilbakebetaling.
Prosentsatsen er et vilkår i den fiktive avtalen, ikke en generell sats for kulturstøtte. Ved en faktisk rapportering brukes tilsagnet, godkjente endringer og ordningens beregningsregler. Veses veiledning om avstemming av prosjektregnskap går videre inn i kontrollen mellom bokførte tall, underlag og rapporteringsgrunnlag.
Sponsoren har betalt mer enn den endelige leveransen
I en egen fiktiv sponsoravtale er prisen 60 000 kr: 25 000 kr for stand, 20 000 kr for profilering og 15 000 kr for plasser. Profileringen tas ut, og partene avtaler å redusere prisen med 20 000 kr. Endelig avtalt leveranse er da 40 000 kr. Har sponsoren allerede betalt 50 000 kr, gjenstår 10 000 kr til tilbakebetaling, ikke 20 000 kr.
Behold opprinnelig avtale, godkjent endring og koblingen til salgsdokumentene. De 10 000 kronene som skal tilbake, er en åpen betalingspost; de er ikke frie midler til neste produksjon. I utstilleroppgjøret brukes samme kontroll på stand og tilvalg.
Oppdater likviditetsplanen når beløpene er avklart. Ved prosjektavslutningen følger både rapportfrister og åpne pengeposter med, selv om publikum og sponsoren er ferdige med arrangementet.
Samle rapportfrister og åpne leveranser i månedsavslutningen.