Selge arrangementsoppdrag fra forespørsel til bestilling
Bruk tid på forespørsler dere kan levere, og gjør tilbudet tydelig nok til å bli en styrbar bestilling.
Et arrangementstilbud starter ofte med «Hva koster det å lage dette?». Før dere regner, trenger dere nok informasjon til å vite hva kunden vil kjøpe og om dere kan levere. En fast salgsrutine gjør det mulig å følge opp flere forespørsler uten at tilbudsarbeidet fyller all kapasitet.
Avklar fem ting før detaljert kalkyle
- Kjøper og beslutning: Hvem bestiller, hvem godkjenner budsjettet, og når tas valget?
- Leveranse: Hvilket resultat skal kunden få, og hvilke oppgaver gjør kunden selv?
- Dato og sted: Hva er låst, hva kan flyttes, og hvor mye forarbeid og riggetid trengs?
- Budsjettramme: Hvilken ramme skal løsningen passe innenfor, og hva er viktigst hvis noe må velges bort?
- Valgprosess: Sammenligner kunden konkrete leveranser, eller ber de først om en idé og et foreløpig anslag?
Registrer svaret sammen med neste handling og dato. Når budsjett eller beslutningstaker mangler, er neste oppgave å få det avklart. Det er sjelden nyttig å detaljbestille hele produksjonen hos leverandørene på dette stadiet.
Skill forespørsel, tilbud og bestilling
| Status | Hva dere vet | Hva dere gjør |
|---|---|---|
| Forespørsel | Kunden har et mulig behov | Avklar punktene over og velg om dere skal bruke mer tid |
| Tilbud under arbeid | Omfang og ramme er kjent | Kontroller kapasitet og innhent nødvendig prisgrunnlag |
| Tilbud sendt | Kunden har et konkret alternativ | Avtal beslutningsdato og følg opp spørsmål |
| Bestilt | Kunden har bekreftet valgt leveranse | Opprett endelig prosjektgrunnlag og godkjenn leverandørbestillinger |
| Tapt eller utsatt | Oppdraget kommer ikke som planlagt | Frigi reservasjoner og registrer årsaken |
En salgsoversikt bør kunne vise både bekreftet arbeid og mulige oppdrag uten å blande dem. Bruk kapasitetsplanen før dere binder en nøkkelperson eller utstyrspakke. Gi eventuelle reservasjoner en utløpsdato og en eier.
Bygg prisen rundt en leveranse
Del tilbudet i hovedleveranse, valgbare tillegg og forutsetninger som endrer prisen. Beskriv antall, tidsrom og hva kunden må levere til en bestemt dato. Et tilbud på «teknikk» er vanskelig å sammenligne og følge opp; lyd for ett rom med avtalt bemanning og kjøretid er mer presist.
Ta med eget planleggingsarbeid i produksjonskalkylen. Salgsarbeidet som brukes på tapte tilbud, må også dekkes av bedriftens samlede inntekt, selv om det ikke faktureres på hvert prosjekt.
Eksempel: rabatten må hentes et sted
En fiktiv kundeproduksjon tilbys for 180 000 kr uten mva. Beregnede direkte kostnader er 132 000 kr, inkludert egne arbeidstimer etter bedriftens kalkyle. Bidraget er 48 000 kr til faste kostnader og resultat.
Kunden vil redusere prisen til 165 000 kr. Uendret leveranse gir 33 000 kr i bidrag: priskuttet på 15 000 kr tar nesten en tredel av det opprinnelige bidraget. Hvis dere i stedet fjerner en avtalt ekstraleveranse som kostet 10 000 kr, blir kostnadene 122 000 kr og bidraget 43 000 kr. Kunden må godkjenne hva som tas ut, og dere må kontrollere at kostnaden faktisk kan unngås.
Prisforhandlingen blir dermed et valg mellom konkret innhold og pris. Det gir et bedre prosjektgrunnlag enn en rabatt som produksjonslederen senere forventes å hente inn.
Fra ja til gjennomføring
La den bekreftede tilbudsversjonen bli grunnlaget for arrangøravtalen. Oppdater forventede innbetalinger og leverandørbetalinger i likviditetsplanen. Et lønnsomt oppdrag kan fortsatt kreve penger før kunden betaler.
Gi nye ønsker en egen behandling gjennom produksjonsendringer. Da kan dere følge hva kunden opprinnelig kjøpte, hva som ble lagt til og hvilken versjon produksjonen skal levere.
Mål salgsarbeidet etter sesongen
Se på antall kvalifiserte forespørsler, vunne oppdrag, tilbudstimer og faktisk bidrag fra leveransene. Del gjerne etter type oppdrag. Mange vunne tilbud er lite verdt hvis akkurat den oppdragstypen stadig bruker flere timer enn kalkulert.
Registrer tapte tilbud med en enkel årsak: pris, dato, manglende kapasitet, annen leveranse eller utsatt arrangement. Sammenlign deretter tilbudskalkylen med etterkalkylen. Bruk funnene til å endre prisgrunnlag eller hvilke forespørsler dere prioriterer. Drive arrangørbedrift setter dette inn i hele driften.