Kapasitetsplan for flere arrangementsproduksjoner
Planlegg hele tidsrommet ressursene er bundet, og kontroller konfliktene før dere lover en ny leveranse.
To oppdrag på forskjellige kvelder kan likevel bruke samme utstyr eller nøkkelperson samtidig. Den første produksjonen kan være under nedrigg mens den neste må lastes. En kapasitetsplan må derfor vise mer enn arrangementsdatoen.
Planlegg bakover fra det kunden skal få
Del leveransen i forarbeid, klargjøring, lasting, transport, rigg, gjennomføring, nedrigg og retur. For hvert trinn skriver dere inn nødvendig kompetanse, personer, utstyr og tidsrom. Marker hva som kan flyttes og hva som må skje på et bestemt sted og tidspunkt.
Bruk ett prosjektnummer gjennom planen. Skill samtidig mellom forespurt, reservert og bekreftet arbeid. En reservasjon trenger en beslutningsfrist; en bekreftet leveranse trenger en eier som følger opp endringer.
Eksempel: to fredagsoppdrag som ikke passer sammen
Et fiktivt produksjonsfirma har én lydpakke og én tekniker som kan lede de aktuelle oppsettene. Oppdrag A bruker pakken torsdag kl. 12 til lørdag kl. 10. Oppdrag B trenger den fredag kl. 09 til lørdag kl. 16. Teknikeren er satt på A fredag kl. 08–23; B krever teknisk ledelse fredag kl. 10–22.
| Ressurs | Konflikt | Mulig løsning som må bekreftes |
|---|---|---|
| Lydpakke | Samtidig bundet fredag og frem til lørdag kl. 10 | Lei et kompatibelt sett til B, inkludert transport og klargjøring |
| Teknisk ledelse | Samme person på to steder fredag | Bestill en annen kvalifisert tekniker til ett oppdrag |
| Lasting og retur | Begge produksjoner trenger håndtering samme helg | Fordel ansvar, transport og mottak i planen |
Å flytte én person i kalenderen løser ikke utstyrskonflikten. Å leie et sett løser ikke manglende kompetanse. Før dere bekrefter B, må begge deler ha en faktisk løsning og pris.
Sammenlign merkostnaden med oppdraget
Anta at B gir 48 000 kr i salgsinntekt uten mva og opprinnelig var kalkulert med 31 000 kr i direkte kostnader. Løsningen på konflikten krever 8 000 kr ekstra utstyrsleie, 5 000 kr ekstra bemanning og 2 000 kr mer transport. Kostnaden blir 46 000 kr og bidraget 2 000 kr, mot opprinnelig 17 000 kr.
Dette er merkostnader utover den opprinnelige kalkylen. Dersom den nye leverandøren erstatter en allerede innregnet kostnad, skal den erstattede posten tas ut før dere summerer. Vurder om pris eller leveranse kan endres før oppdraget bekreftes. Bruk produksjonskalkylen til den nye versjonen.
Kontroller at ressursen er brukbar
En person må kunne den aktuelle oppgaven og være tilgjengelig gjennom hele det nødvendige tidsrommet. Arbeidsplanen må også oppfylle reglene og avtalene som gjelder arbeidsforholdet. Sjekk dette når skiftene planlegges, før hullene fylles med ekstra timer.
For utstyr kontrollerer dere tilstand, kompatibilitet, tilbehør og når det faktisk er klart igjen. Planlegg kontroll etter retur før settet loves videre. Utstyr og forbruk viser hva som bør registreres. Ved gjentatt innleie kan dere vurdere kjøp mot leie.
Oppdater planen når noe endres
Flyttet start, ekstra rom og senere retur kan påvirke andre oppdrag. Den som mottar endringen, må varsle ressursansvarlig og oppdatere den samme planen som salget bruker. Bruk produksjonsendringer til å vise kundens beslutning og kostnaden ved endringen.
Se gjennom de neste ukene med salg og produksjon sammen. Ta først konflikter med korte frister, ressurser uten bekreftelse og oppdrag som krever innleie før kunden betaler. Likviditetsplanen må tåle løsningen dere velger.
Lukk planen med faktisk arbeid
Etter gjennomføring godkjennes timer, retur og leverandørgrunnlag. Sammenlign planlagt og brukt kapasitet før neste like oppdrag prises. Var problemet for kort riggetid, sen bestilling eller en varig flaskehals? Svaret avgjør om dere trenger en annen rutine, større kapasitet eller høyere pris. Folk og utstyr viser oppfølgingen videre.