Økonomi i turnerende teknisk produksjon
Et oppdrag med tre stopp trenger både en samlet turnékalkyle og et kostnadsbilde for hvert spillested.
Når et teknisk produksjonsfirma reiser mellom flere spillesteder med team og utstyr, deles noen kostnader av hele oppdraget. Forarbeid, lasting og transport kan være felles, mens lokale teknikertimer, innleie og overnatting varierer fra stopp til stopp. En kalkyle per kveld blir misvisende hvis fellesarbeidet enten glemmes eller belastes fullt flere ganger.
Lag ett hovedprosjekt for avtalen og en underreferanse per stopp. Kunden og hele kontraktsverdien hører til hovedprosjektet. Underreferansen gjør at dere kan se hvor tid, utstyr og reise avviker fra planen. Dette er økonomien til leverandøren av teknisk produksjon; eksemplet bygger på oppdragspris, ikke artistens billettinntekt.
Eksempel: tre stopp i én avtale
En fiktiv leverandør selger et oppdrag for 165 000 kr, internt fordelt med 55 000 kr på hvert av tre stopp. Planlagt forarbeid koster 18 000 kr og felles transport 24 000 kr. Samlet felleskostnad er 42 000 kr. Alle tall er kalkylebeløp på sammenlignbart avgiftsgrunnlag. Kalkylebidraget skal også dekke virksomhetens øvrige felleskostnader.
De direkte kostnadene er 30 000, 36 000 og 27 000 kr. De omfatter arbeid og andre stedsspesifikke leveranser, men ikke transporten som allerede står i fellesbudsjettet. Virksomhetens egne timer kalkuleres med total intern timekostnad; beløpene er ikke lønnssatser.
| Stopp | Intern salgsfordeling | Direkte kostnad | Fordelt felleskostnad | Kalkylebidrag |
|---|---|---|---|---|
| TP-41-01 | 55 000 kr | 30 000 kr | 14 000 kr | 11 000 kr |
| TP-41-02 | 55 000 kr | 36 000 kr | 14 000 kr | 5 000 kr |
| TP-41-03 | 55 000 kr | 27 000 kr | 14 000 kr | 14 000 kr |
| Hele TP-41 | 165 000 kr | 93 000 kr | 42 000 kr | 30 000 kr |
Her fordeles felleskostnaden likt fordi leverandøren har valgt samme andel til hvert stopp i denne kalkylen. En annen tur kan ha en bedre nøkkel, for eksempel dokumentert transportetappe eller planlagt ressursbruk. Vis metoden og behold summen på 42 000 kr.
Rapporten kan vise kostnaden som én fellespost eller som fordelte beløp. Den skal ikke trekke fra både 42 000 kr felles og tre nye kostnader på 14 000 kr. Regnskapsfører og økonomiansvarlig må også kunne skille intern kalkylefordeling fra de faktiske bilagene.
Avtal innholdet per spillested
Bruk en kort leveranseoversikt for hvert stopp. Noter tilgangstid, lastested, nødvendig utstyr, hva huset leverer og hvilke personer som kan godkjenne endringer. Knytt endringer til riktig underreferanse, selv om kunden bare skal få én samlet sluttfaktura.
| Registrering | Hva som skal kunne finnes igjen |
|---|---|
| Kundeavtale | Samlet leveranse, pris og betalingsplan |
| Stopp | Dato, sted, planlagt ressursbruk og kundens kontakt |
| Endring | Tilleggsarbeid, ny kostnad og kundens prisgodkjenning |
| Timegrunnlag | Faktisk tid, prosjekt/stopp og godkjenner |
| Utstyr | Utlevert, i bruk, returnert og eventuelt ute av drift |
En ekstra lokal tekniker på stopp to hører til dette stoppets kostnad. En ekstra transportdag som påvirker hele ruten, må også inn i hovedprognosen. Endringsrutinen hindrer at en endret arbeidsplan blir stående uten et oppdatert prisgrunnlag.
Bør dere ta en ekstra dato?
Kunden spør om et fjerde stopp til 45 000 kr. Ekstra personalkostnad er anslått til 14 000 kr, innleie til 6 000 kr, hotell til 4 000 kr og ekstra transport til 3 000 kr, samlet 27 000 kr. Dersom opprinnelig forarbeid fortsatt dekker oppgaven, øker forventet bidrag med 18 000 kr. Hele oppdraget blir da 210 000 kr i inntekt, 162 000 kr i kostnad og 48 000 kr i kalkylebidrag.
Kontroller også om datoen binder utstyr eller personer som allerede er lovet til en annen kunde. Merinntekten må vurderes mot den kapasiteten dere gir fra dere. Hvis den nye datoen krever et annet oppsett, ekstra prøve eller en ny transportuke, skal det inn i tilleggsbudsjettet før prisen bekreftes.
En avlyst dato fjerner ikke alle kostnadene
Stopp to har bare 5 000 kr i kalkylebidrag. Det kan derfor se lett ut å ta det bort. Men fordelte kostnader er ikke det samme som kostnader dere kan unngå.
Anta at en avlysning reduserer kundens pris med 55 000 kr. Av stoppets 36 000 kr i direkte kostnad kan bare 16 000 kr unngås; 20 000 kr må fortsatt betales etter avtalene. Transporten blir 5 000 kr billigere, mens forarbeidet står uendret. Samlet kostnad faller med 21 000 kr, ikke med de 50 000 kronene stoppet var belastet med i tabellen.
Ny inntekt blir 110 000 kr og ny kostnad 135 000 − 21 000 = 114 000 kr. Kalkylebidraget er −4 000 kr. Behold de 20 000 kronene med avlysningsreferansen i rapporten, så de ikke forsvinner inn som et uforklart avvik på de to gjenværende stoppene. Dette eksemplet forutsetter akkurat disse avtalte pris- og kostnadsendringene; ved en faktisk avlysning må kundens og underleverandørenes vilkår legges til grunn.
Kontroller pengene før teamet reiser
En betalingsplan kan være knyttet til oppstart, delvis levering og avsluttet turné. Hvis bare 55 000 kr er tilgjengelig ved start, men 70 000 kr skal betales før første stopp, er det et finansieringsbehov på 15 000 kr. At hele oppdraget har forventet fortjeneste, løser ikke dette tidspunktet.
Følg de avtalte betalingene og eventuelle endringer i likviditetsplanen. Reise og utlegg og timelister gir dokumentasjonen bak prosjektkostnadene.
Lukk hovedprosjektet når alle stopp er fulgt opp
Samle godkjente kundetillegg, manglende leverandørfakturaer, reisegrunnlag og utstyrsreturer. Marker åpne saker med ansvarlig og beløp. Etterkalkylen bør vise både hele oppdraget og årsaken til de største avvikene på hvert stopp.
Bruk produksjonskalkylen som grunnmodell og prosjektavslutningen ved slutt. PAGU kan hjelpe med prosjektstruktur og rapportering gjennom produksjons- og systemtjenestene.